営業の仕事は商談から見積もり作成、クレーム対応や資料作成など多岐にわたります。それらの営業活動を、支援するために誕生したのが営業支援ツールです。SFAとも呼ばれており、営業に関する業務をシステム化し、効率良く営業活動できるようサポートする目的で作られました。SFAとはSales Force Automationの略です。
営業活動を行なううえで欠かせないといわれており、導入する企業も増えています。その需要に応えるように提供する企業も増えてきました。とはいえ、具体的にどのようなことができるのかわからず、導入を迷っている企業様もいるのではないでしょうか。
今回の記事では営業支援ツールでできることや、導入するメリットについて詳しく解説します。選び方のポイントも紹介しているので、導入を検討している担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。
営業支援ツールはさまざまな企業が提供しています。それぞれ費用やできることが異なりますが、基本的な機能は次の通りです。
具体的に解説します。ツールを導入し業務が効率化されることによって、売上の拡大や収益性の向上が期待できるでしょう。
営業活動を行なううえで顧客情報の管理は非常に大切です。自社のサービスや商品を購入してくれた顧客の情報は、今後のサービス向上のためにも役立ちます。商談内容や接触履歴をしっかりと記録しておくことは、信頼関係を築くことにも繋がるでしょう。しかし顧客情報の管理がずさんだと、社内メンバーの移動や退職時の引継ぎも上手くいきません。結果的に顧客データが紛失したり、過去にクレームのあった顧客と再びトラブルになったりするリスクもあります。
しかしSFAを導入することにより、顧客情報の一括管理が可能です。これにより過去の顧客情報を遡るためにさまざまな資料を探すこともありませんし、名刺を順番に調べる必要もありません。引継ぎもスムーズに進められます。過去に重大なトラブルが発生した顧客との再トラブルも回避できるでしょう。
抱えている案件を確実に受注に繋げるためには、案件管理も欠かせません。案件と一言で言っても、顧客や規模により進め方や求められる対応は異なります。担当する案件が1件だけであれば、管理も容易かもしれません。しかし非常に大きい規模の案件でない限りは、複数の案件を担当することが多いでしょう。特に個人相手の営業の場合、不特定多数の顧客と同時に商談を進めることも多々あります。
記憶だけを頼りにすべての案件を管理するのは困難です。またしっかりと管理できていなければ、社内で共有する際にもミスが発生するリスクが高まります。SFAなら案件管理にも役立ちます。
案件をしっかり管理するには、上記のような情報が必要ですが、これらを一括で管理可能です。例えばこれを営業会議で1人ずつ説明しては、時間がかかるでしょう。しかしツールを利用すれば短時間で把握できます。会議もスムーズに進むでしょう。営業チームのリーダーも的確な指示を出せます。
案件管理にプラスして商談の管理もできます。商談は営業活動の中でも特に重要な項目です。商談の内容もしっかりと管理していくことが、成約率アップに繋がります。SFAを利用すれば、どのようなやり取りが顧客と営業担当の間で交わされたかを簡単に把握可能です。
やり取りを把握することは、顧客ニーズ掘り下げや分析にも役立ちます。今後のアプローチ方法やクロージングの戦略も立てやすいでしょう。より簡単に把握しやすいように、あらかじめ商談管理に記録するための項目をいくつか決めておくのがおすすめです。
営業の仕事は決められた仕事をコツコツこなすというよりも、顧客や状況に応じて臨機応変に動くことが求められます。比較的自由に動けることも多いので、営業担当者によって活動方法や1日の訪問数はさまざまです。昔は手書きの日報や、会議などで1日の業務報告を行なうことが主流でした。しかしそれでは一人ひとりの取り組みを把握するのに、どうしても時間がかかります。
しかし営業支援ツールならば、それらも簡単に管理可能です。営業担当者が随時システムに活動状況を入力しておけば、チームリーダーはいつどこにいても進捗を確認できます。活動に対する結果である受注率もひとめでわかるので、業務改善するべき部分も見えやすいでしょう。そのため指示やアドバイスも的確に行なえます。
SFAであれば、売上予測もできます。各営業やチーム全体の売上予測、顧客別や製品別の売上予測など、あらゆる角度から可能です。売上予測を立てることは、企業が成長を続けるために欠かせません。なぜなら売上予測のデータが予算管理や適切な人員配置、適正な在庫を決める土台となるからです。
売上に対して予算や在庫が適正でなければ、経営に悪営業を及ぼす可能性もあります。しっかりとした売上予測が立っていれば、今後の業務の進め方も見えてくるので、効率的に売上を伸ばしていけるでしょう。案件管理の部分に見込み受注額を入力すれば、売上予測の正確性がより増します。
サービスや商品を販売する際、基本的なマニュアルが用意されていることも多いです。しかし同じ商品、同じマニュアルを使っているのに営業担当者によって結果が変わります。それはなぜでしょうか。顧客への対応方法や活動方法が異なるからです。
どんなにがんばっても、その方法がずれていれば商品は売れません。ではどうすれば良いかといえば、近道はトップセールスマンのノウハウを真似ることです。SFAは営業一人ひとりの活動業務を記録できます。トップセールスマンの活動記録を見れば、自然にノウハウも見えてくるでしょう。蓄積したノウハウを共有し、業務に活かすことで部署全体の成績アップが期待できます。またお互いのノウハウを共有するという考え方が社内に生まれれば、チーム全体の協調性も一層上がるのではないでしょうか。
営業支援ツールを導入することで、さまざまな業務が一括で管理できるのはとても便利です。しかしただ導入するだけで、しっかりと活用できていなければメリットを活かすことはできません。導入を考える際は、さまざまな視点から営業支援ツールを検討しましょう。ここでは選ぶ際のポイントについて解説するので、参考にしてください。
SFAを導入しただけで売上拡大はできません。
「とりあえず流行っているから導入してみよう」は失敗の原因となります。まずはしっかりとその導入目的を明確にすることが大切です。SFAを導入することで、どのようなことを実現したいのか考えてみてください。
企業によって課題はいろいろあると思います。まずはその課題をしっかりと洗い出すことが大切です。どのような課題があり、何を実現すれば解決するのかを明確にすることで、選ぶべき営業支援ツールが見えてくるでしょう。
営業支援ツールの多くはコストがかかります。なかには無料で利用できるツールもありますが、使用できる人数や機能が制限されていることがほとんどです。試しに使う分には有効活用できるでしょう。しかし今後長く利用を考えているならば、費用対効果も併せて考えることが大切です。
コストをかけて導入したにもかかわらず、ほとんど活用されなければ時間と費用の無駄になりかねません。導入前にプランはもちろんですが、かけた費用以上の効果が得られるかどうかを考えましょう。
例えばSFAに月額10万円かかるけれど、残業代が毎月30万円分削減できたならそれは費用対効果が高いといえます。少し単純すぎる例ですが、このように費用と効果を照らし合わせることでより高い導入効果を得られるでしょう。
共有するべき情報も決めておきましょう。SFAを導入してさまざまな情報が簡単に共有できるようになっても、従業員ごとにその入力情報がバラバラでは意味がありません。入力してくれない従業員がいれば、ツールの効果も発揮されないでしょう。
「情報内容」「共有日時」「共有方法」などルールを決めることで、統一感を持ってSFAを利用できます。ルールを導入前に決めておけば、使うSFAを決める参考にもなるでしょう。
SFAにより提供内容はさまざまです。はじめて導入するならば、サポート体制が充実しているツールを選ぶとよいでしょう。機能が充実していても使いこなせなければ、かえって負担が増える可能性があります。サポートがあれば丁寧に使い方を教えてくれます。最初は大変かもしれませんが、使えるようになるまでの時間を短縮できるでしょう。
サポートがオプションサービスとして、別途有料になっている場合もあります。料金プランを選ぶ際はサポートが含まれているのか、別途料金なのかも確認しておきましょう。
SFAはとても便利なツールですが、モバイル対応しているとより便利です。営業は社外で活動することも多く、直行直帰のケースもあるでしょう。業務把握のためにSFAの入力は大切ですが、そのためだけに事務所に戻ってきては、かえって余計な時間をかけることになります。だからといってパソコンを常に持ち歩くのも大変です。
モバイル対応していれば、外出先でもスマートフォンやタブレットで手軽に入力できます。管理者側も、どこにいてもリアルタイムに進捗状況や対応状況を把握できるので、具体的な指示をすぐに出しやすいでしょう。すぐに対応できれば、ビジネスチャンスを逃すこともありません。
営業支援ツール（SFA）の基本機能や導入メリット、選び方のポイントを解説しました。営業支援ツールは案件管理やノウハウ共有、業務管理など営業活動に関する業務を簡単に管理できます。上手く活用できれば業務効率化やコスト削減を実現できるでしょう。
一方で、よくわからないまま導入してしまうと、活用しきれず失敗する可能性もあります。ツール導入を検討する際は、導入目的や費用対効果、ルールを考えることが大切です。管理者だけではなく、現場営業の意見も取り入れながら進めれば、より実践に活かせるツール選びができるでしょう。機能に関してはツールにより異なるので、いくつか無料で試してみるのがおすすめです。いろいろ試して合う営業支援ツールを見つけ、今後の営業活動に活かしてみてください。
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