IT技術の進化に伴い、データ管理や書類作成も紙媒体ではなく、電子媒体が主流になりつつあります。脱炭素化にもつながりペーパーレス化を積極的に進める企業も増えてきました。紙媒体ではデータが増えるほど保管する場所も増え、探したいデータを探すのも時間がかかります。しかし電子化してしまえば保管場所が増えることもなく、データ検索も簡単です。
しかし企業によっては入力するデータが多く、本来の業務を圧迫しているケースもあります。そこで活用してほしいのが「データ入力代行サービス」です。しかし具体的なメリットや料金相場が分からず、利用をためらっている企業様もいるのではないでしょうか。
今回はデータ入力代行を利用することで得られるメリットや、料金相場を詳しく解説します。利用時の注意点や選び方のポイントも解説するので、業務効率化を進めたいと思っているご担当者様は、ぜひ最後までご覧ください。
データ入力代行サービスとは、その名の通りデータの入力を代わりに請け負ってくれるサービスです。データ入力は簡単な作業ではありますが、データ量が膨大な場合は時間と手間がかかり、本来の業務を圧迫してしまうことも。しかしデータ入力を外注化してしまえば、本来の業務にも集中できます。
例えば営業活動を効率化するために重要なのが営業リストです。営業リストを自分たちで作成しようと思えば、名刺やアンケート情報を集めて1枚1枚入力していくことになります。しかし量が多い場合はどうでしょうか。データ入力に時間を取られてしまい、本来の営業活動が満足にできないでしょう。
業務を効率化するために営業リストを作成したいのに、その入力に時間を取られてしまっては本末転倒です。
データ入力代行サービスを使えばそのようなこともありません。文字入力やデータ入力の他にも、集計やリスト化など日常的に発生する事務作業も代行してくれます。
データ入力代行サービスを利用するためにはコストがかかります。しかしそれ以上に得られるメリットはたくさんあるでしょう。主なメリットは次の４つです。
それぞれ詳しく解説します。
データ入力代行を利用すれば、業務の負担を軽減できます。データは企業の財産ともいえるものであり、管理するための入力作業はとても大切です。しかしデータそのものは利益を生むために必要ですが、入力作業自体は利益をもたらすものではありません。なるべくならあまり時間をかけたくない部分です。
しかし短時間で多くのデータ入力をしなければならない場合は、それだけ多くの人を雇わなければならないこともあるでしょう。データ入力代行を利用すれば、入力のためだけに人を雇う必要はありません。作業に必要な時間や手間が削減でき、社員は生産性の高い業務に集中できます。
データ入力は比較的誰でもできる業務です。しかし慣れない人が入力すると、時間がかかるうえにミスが発生する可能性が高くなります。つまり自社で精度の高いデータ入力をしようとすれば、まずはデータ入力できる人員を育てなければなりません。企業によってはマニュアル作成や、人員を育てる教育係も必要になるでしょう。多くの人件費と手間がかかることは容易に想像できると思います。
ですがデータ入力代行を利用すれば、それらの手間は必要ありません。入力作業する人はプロです。データ入力を本業としているからこその入力ノウハウや、チェック体制を設けています。時間と手間をかけずとも精度の高いデータベースが構築できるでしょう。
データ入力代行サービスを利用すれば、働き方改革の推進にもつながります。働き方改革とはさまざまな環境のなかで、一人ひとりが多様な働き方を選択できる社会を実現する取り組みのことです。現代では働き方改革への取り組みを積極的に行う企業が増えています。
働き方改革の課題の一つは長時間労働です。データ入力代行を利用すれば、入力の手間がなくなるため残業時間短縮に繋がります。自社社員にしかできない重要業務に集中できる環境も作れるでしょう。結果的に生産性の向上が期待できます。
電子媒体が発達する前は、データ保管や書類のやり取りは紙媒体が主流でした。しかし紙媒体でのやり取りは用紙代や印刷代、郵送費がかかります。書類の保管も増えれば増えるほど保管場所が必要でした。書類によっては法律で定められた保存期間があり、その期間が過ぎるまでは処分できません。
例えば会計監査報告に関する書類は5年、会計帳簿や事業に関する重要書類にいたっては10年保管する必要があります。書類が多ければそれだけ社内のスペースを圧迫することになるでしょう。
しかし書類やデータを電子化すれば、保管場所にかかる費用も書類作成にかかる用紙代や郵送費もコストはかかりません。データの電子化など紙媒体からの移行は、入力代行に任せられます。結果としてさまざまなコストカットが期待できるでしょう。
データ入力代行サービスを利用したいが、どのくらいの料金がかかるのか気になるご担当者様は多いでしょう。結論から言うと、データ入力と一言で言ってもさまざまな業務があり、依頼する業務内容により料金は異なります。一般的な費用相場を業務別にまとめたので参考にしてください。
| 入力内容 | 費用相場 |
| 文字入力 | 1文字0.3円～0.5円 |
| 名刺入力 | 8項目30円～ |
| 名簿入力 | 4項目9円～ |
| レイアウト入力 | 1ページあたり500円～ |
| データ集計やグラフ作成 | 1設問あたり300円～ |
他にも納期やクオリティによって変動します。国内ではなくアジアなどの海外に拠点を持つ企業は、より低コストでサービスを提供している場合もあるでしょう。
「データ入力代行サービス おすすめ」と、インターネットで検索すると、さまざまなサービスがヒットするでしょう。どのサービスを利用するか迷ってしまうと思います。ここでは適切なデータ入力代行サービスの選び方を解説します。
データ入力代行サービスを選ぶにあたり、費用対効果があるか確認しましょう。なぜならいくら高品質なサービスでも、業務に対してコストが高ければ利用メリットが得られないからです。依頼するデータ量や料金によっては、自社でデータ入力を完結させたほうがコストパフォーマンスが良い場合もあります。自社でやる場合と依頼した場合、どちらがコストパフォーマンスが高いか慎重に検討しましょう。
例えばデータ入力の外注費用が毎月20万円かかったとします。結果、社員の毎月の残業代が10万円減りました。これならわざわざ依頼せずとも社員だけで入力すれば良いと思うかもしれません。
しかし入力作業がなくなり重要業務に集中できる環境になったおかげで、月の売上が100万円アップしたらどうでしょうか。コストパフォーマンスは良いといえるでしょう。20万円の外注費用も適正といえます。
データ入力代行を利用することは、大切なデータを預けるということです。預けたデータが外部に漏れるようなことがあれば、企業の信用問題に関わります。そのため実績や信頼性のあるサービスを選ぶことが大切です。
品質やセキュリティがしっかりしているかを判断するためにも、実績や運営年数を確認しましょう。実績に大手企業や官公庁などが記載されていれば、信頼度の高さもわかります。セキュリティ体制をチェックする一つの指標として、プライバシーマークがあるかどうかも確認するとよいでしょう。
プライバシーマークとは、個人情報管理ができていることを第三者機関から認められたときに利用できるマークです。個人情報を扱う企業ならば、必須のマークといえるでしょう。
実績豊富なプロが入力していると謳っている企業でも、いざ利用してみたらミスや抜けが見つかることもあります。完璧な入力内容に越したことはありませんが、コストパフォーマンスを考えると、ある程度は許容範囲の場合もあるでしょう。しかしあまりにミスが多いデータは業務に支障をきたす場合もあります。
いざ利用しようとしたら修正する手間が多くかかったとなれば、利用するメリットは少ないでしょう。納品物は自分の目で確認し、正確性が高いかどうかを確かめることが大切です。
正確性と併せて確認したいのが納期の早さです。経営戦略に重要なデータが、急に必要になることもあるでしょう。せっかく業務効率化を目的に外注しても、連絡や納期が遅ければ困ってしまいます。スピードが早くても質が悪ければ意味がありませんが、迅速な対応をしてくれるかどうかも選ぶうえで重要なポイントです。
連絡が遅い、いつも納期が遅れるという入力代行は避けたほうがよいでしょう。やりとりがスムーズに進まず、余計なストレスを抱える可能性が高くなります。
データ入力代行企業を選ぶ際は、複数社を比較検討するのがおすすめです。同じ内容でも代行企業によって料金は異なります。ホームページの料金プランをパッと見ただけでは、分からないこともあるでしょう。同じ内容で見積もりをお願いすることによって比較もしやすく、適正金額もわかります。
詳細がわかりやすく記載されていれば、安心して依頼もしやすいでしょう。また見積もりをお願いしたときの対応も、サービスを決める一つの判断材料になります。あまり多くの企業に見積もりをお願いすると、情報が多くなり逆に迷ってしまうので、3～4社程度がおすすめです。
データ入力代行は、法人が利用するものだと思われがちです。しかし個人事業主でも利用できます。日常の帳簿入力や決算書作成などを後回しにしてしまい、確定申告直前になって慌ててしまう個人事業主の人は多くいます。
そのようなことを防ぐために、データ入力代行は個人事業主の人にもおすすめです。面倒な入力業務を外注することで、業務に集中できる環境を作れるでしょう。売上拡大にも繋がります。
データ入力代行サービスのメリットや、選ぶポイントを解説しました。データは企業戦略や情報の適正な管理のために重要ですが、直接利益をもたらす業務ではありません。データ入力の量が多いと、他の業務を圧迫して重要な業務に支障をきたすこともあります。
そこでおすすめなのがデータ入力代行サービスです。入力を外注化してしまえば、余計な人件費もかからず手間も時間も削減できます。結果的に生産性のある業務に集中できる環境作りができ、働き方改革の取り組みにもつながるでしょう。しかしデータ入力代行サービスはたくさんあり、実際に使ってみないと分からない部分もあります。
そのため複数から見積もりを取るようにしましょう。同じ条件で見積もりを取ることによって、適正金額も対応も知ることができます。無料トライアルを実施しているサービスもあるので、まずはお試しで利用してみてはいかがでしょうか。
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