事業を起こし、日々の業務に邁進していると、経理業務に手が回らないという悩みが生まれます。確定申告の時期が近づいてから慌てて準備を始めるという人も多いのではないでしょうか。経理業務は、納税のためだけでなく、事業の方向性を検討するためにも必要な作業です。
「経理の知識がなくどこから手をつけていいのかわからない」「経理専任のスタッフを雇う余裕がない」という人には、経理代行サービスの活用がおすすめです。
経理代行サービスの具体的な内容や、利用に際してのメリット・デメリットを紹介します。
「経理代行」とは、事業の経理に関わる業務を外部スタッフや専門業者に依頼することです。「経理代行」というからには、お金に関わるものはすべて任せられるのでは、と期待する人も多いでしょう。
しかし、経理事務にはさまざまな業務があり、代行会社が何をどこまで担当してくれるのかは、ケース・バイ・ケースなのが実情です。また、経理業務のなかには、事業にとって特に必要な部分や、自身で工夫してやりくりできる部分もあるでしょう。
経理代行会社が提供している5つのサービスを紹介するので、依頼すべき項目を検討してみましょう。
事業体に従業員がいれば、毎月の給与のために基本給や各種手当・交通費・社会保険などの計算が必要になります。勤怠確認や扶養の有無を考慮することもあるでしょう。給与明細書の発行も大切な業務です。
従業員が働いた実績に対する正確な給与計算は、働きがいやモチベーションに直結するため、万が一にも間違いのないよう、専門知識を有したスタッフに任せたいところです。しかし、インセンティブ制度をとっていたり、役職手当が大きかったりする事業では、スタッフ各人の給与事情を互いに知られたくないというケースもあるでしょう。
経理代行会社に依頼すれば、専門的なノウハウのあるスタッフが情報入力などを対応するので、社内での情報漏えいも防げます。
事業体のお金の動きを把握するためには、入出金の記帳が必要です。売り上げや仕入れの計上は、決算書の作成に欠かせない資料となります。決算書を基に確定申告を進めるため、記帳をおろそかにしてしまうと、税負担増や脱税とみなされてしまうリスクが生じます。
しかし、日々のこまごまとした出金や翌月・翌々月払いとなっている入金を正確に記帳し続けるには、大変な労力がかかります。会計ソフトなどもありますが、一から勉強したり、スキルを持った人材を探したりするのにも時間がかかるでしょう。
経理代行サービスに依頼すれば、領収書や請求書、通帳履歴などをまとめて渡すだけで帳簿に整えてくれます。さらに、元伝票のファイリングや管理を請け負ってくれるところもあります。
経理業務が忙しくなるのは、年末調整の時期と決算の時期というイメージを持っている人も多いのではないでしょうか。実際に、年次業務として経理部門は、この時期に繁忙期を迎えます。しかし、繁忙期に備えて経理スタッフを多めに雇っておくのは、人材コストの面で負担が大きく、「この時期だけは残業もやむなし」としても時間外労働の上限規制に触れてしまうかもしれません。
年末調整に関わる業務には、以下のものがあります。
・従業員へ各種申告書の提出案内
・回収した申告書の記載と添付証明書のチェック
・記載不備や未回収者へのフォローアップ
・年末調整用に控除情報などをデータ化
・税額計算と12月の給与明細への記載
・源泉徴収票の発行
・法定調書のとりまとめ
・給与支払報告書の作成と従業員が居住する自治体への発送 など
税務知識のある経理代行サービスに依頼すれば、確実な業務遂行が期待できるでしょう。
事業形態によっては、売掛金や買掛金の管理が必要となるものもあるでしょう。売掛金は「将来的に金銭を受け取ること」、買掛金は「将来的に金銭を支払うこと」を指し、帳簿への記載方法にも注意を払わなければなりません。
また、売掛金や買掛金は、手形のように証書が発行されるものでもないので、回収や実行のタイミングについても都度、確認しながら遂行する必要があります。例えば、売掛金により売り上げが計上された場合には納税額も増えますが、相手側からの入金が滞ってしまっても納税額は変わりません。入金のないまま納税時期を迎えては、資金繰りの悪化を招いてしまいます。
お金の動きを正確に把握していないと思わぬ不利益が生じてしまうため、帳簿を読み解き、将来予測を立てられる経理代行サービスの活用をおすすめします。
決算申告とは、事業年度に基づいて定められた決算日から2か月以内に、税務署へ提出しなければならない業務です。決算日は、日本では3月31日としている企業が大多数ですが、12月31日としていたり、設立時期などによって異なったりするため、定款で確認しておきましょう。
決算には以下の資料が必要です。
・領収書、請求書、契約書、入出金に関係する書類
・税務署発行の決算申告書用紙
・給与台帳および現金出納帳
・売掛帳・買掛帳など売り上げや仕入れがわかる資料
・在庫棚卸表（決算日現在のもの）
・1年分の総勘定元帳または入力データ
・通帳の残高証明 など
経理の日次業務・月次業務として整えてあるものが主ですが、これらを税務署向けの用紙に不足なく転記していくのも煩雑で大変な業務です。
従来は、経理業務に不安があったり、サポートしたりしてもらいたいときには税理士に相談するケースが多かったでしょう。近年、サービスの広がりを見せる経理代行サービスと税理士の業務に大きな違いはありません。
しかし、利用する経理代行会社や依頼する項目によっては、特段のスキルを持たない入力スタッフが業務を担当することがあります。難易度の高い業務を依頼したい場合には、経営母体が税理士法人や公認会計事務所であるか、担当するスタッフのスキルや保有資格などを確認できるかどうかについてもチェックしておきましょう。
また、銀行などとの折衝事が必要となる資金調達業務や投資などの資金運用業務は、経理代行会社には依頼できません。
経理代行サービスを活用すると、事業者や社内スタッフには「本業に専念できる」「人件費を抑えられる」などのメリットが生まれます。また、第三者の手が入ると、経理業務の属人化を防ぎ、不正しやすい環境を阻止できるでしょう。
また、1～数人に経理業務を担当させていると、スタッフ1人が辞めてしまったときのリスクも大きくなります。高スキルの人材の採用業務も、人手不足の日本ではなかなか思うように進みません。経理のアウトソーシングをすれば、人事の悩みから解放されるのです。
経理代行サービスを活用して、間接部門のスリム化を実現できれば、事業成功への道筋もみえやすくなるでしょう。
事業を始めた当初は、経営者が直接作業していた請求書発行や領収書管理も、事業が大きくなるにつれ「手が回らない」「専任スタッフがほしい」と感じるようになるでしょう。社内スタッフで経理を回そうとしても、繁忙期には手が足りずに一般部署のスタッフがダブルチェックに駆り出されたり、書類整理に人員を割く必要があったり。
経理代行サービスに依頼すれば、正確な書類をスピーディーに準備してもらえ、税務関係の書類や税務署とのやりとりにも時間をとられなくなるので、本業に集中できるようになります。社内スタッフがコア業務に集中することで生産性も高まるでしょう。
経理代行サービスの利用をためらう理由のひとつには、利用料金が発生するという点があるのではないでしょうか。しかし、社内スタッフに経理業務を担当させていても人件費はかかっており、従業員が増えるごとに給与計算や福利厚生などの業務も発生します。
経理代行の項目によって利用料は異なるため、人件費と利用料を比較して、より良いスタイルを検討しましょう。
経理代行会社によっては、以下のように細かく料金設定をしているケースもあります。
・仕訳入力：項目あたり数十～数百円
・給与計算：従業員1人あたり数百円～数千円
・年末調整：基本料金数万円+従業員1人あたり数千円
・経理業務の一括契約：年間数十万円 など
予算内に収まるように、日常業務の記帳は社内で行い、確定申告や決算期だけスポットで依頼したいというケースにも対応してもらえるでしょう。
経理代行サービスを利用すると、事業の生産性を上げられますが、デメリットが生じることもあります。経理代行サービスのデメリットとは、すなわち社内に経理部門を構えたときのメリットといいかえることができます。
今現在、経理に手が回らないという課題があるのなら、一時的に経理代行サービスを利用し、事業の成長とともに経理に明るい人材を補充するという方法もあります。経理代行サービスの利用によって起きうるデメリットを理解して、対策を講じておきましょう。
社内スタッフが経理業務にあたる場合には、何かトラブルに発展しそうな書類の不備などが発見されたときに、すばやく対応をとることができます。そういった経験が蓄積され、安全かつ確実な経理業務体制が整えられていくでしょう。
経理代行サービスへは月ごとに業務を依頼するケースが多く、問題の発覚が遅れるリスクがあります。お金の流れの把握状況や取引先ごとの注意点も、ノウハウとして社内に蓄積されません。結果として損益把握が遅れ、経営判断に影響を与える恐れもあります。
また、事業拡大に伴い人員が増加すると、その分経理を外注するコストも上がっていき、従業員を雇った方がコストを抑えられるという逆転現象が起きるでしょう。
経理代行サービス会社はルーツがさまざまで、相場感もつかみにくいかもしれません。クラウドソーシングを通じて依頼する入力業務、会計ソフトのスキルがある経理部門経験者、公認会計事務所が運営する代行会社、税理士法人による税務申告代行など、業者によって対応可能な領域が異なります。依頼を決めてから、「実は〇〇は対応できません」などということのないよう、要望をまとめてから問い合わせをし、契約内容をしっかり確認するようにしましょう。
また、希望する項目が多くなるとオプション料金が加算され、想定予算を上回ってしまうかもしれません。事業規模と経費のバランスに注意して、依頼する項目を整理しましょう。
経理代行サービスは依頼料が発生するだけに、利用にあたっては慎重に検討する必要があります。個人事業主本人が時間をつくり経理業務を行えている間は、経理代行の利用を検討する必要性を感じないかもしれません。しかし、その時間を本業に充てて生産性を高められれば、経理代行の依頼料以上の利益を生み出せるでしょう。
経理代行の利用を「する・しない」ではなく、どの部分を利用すれば効率的になるか、自身でできる範囲と業務への影響などを検討して、より高い効果が期待できる項目を外注していくと良いでしょう。
信頼できる経理代行サービスに出会えれば、経営状況や税務関係のアドバイスを受けられることもあります。
事業モデルやビジネススタイルによって、経理部門に必要な人数や業務の煩雑さは異なります。専門外のスタッフが、苦労しながら時間をかけて経理業務を担当するよりも、経理代行サービスを利用する方が効率的で、コスト的にも利用価値があるかもしれません。
経理代行サービスにはさまざまなタイプがあり、包括的かつ高品質なサービスを求めると高額になってしまう恐れがあります。しかし、サポートの必要な時期や項目を柔軟に増減できることが、経理代行サービスの利点でもあります。
まずは、個人事業主本人や社内スタッフのスキルとリソースを把握し、リソース不足となっている部分から経理代行サービスを導入していくと良いでしょう。
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