会議室へ集合し顔を合わせることが当たり前だったミーティングですが、ここ数年で「オンライン」での会議がかなり普及しました。
リモートワークの始まりとともに、さまざまなオンラインミーティングツールが注目を集めましたが、これらのツールは当初に比べて大きく変化しており、利便性もアップしています。
しかし市場の激化により数多くのツールが存在している今、自社にマッチするオンラインミーティングツールを選ぶのは、なかなか難しいこと。どのようなポイントを見て検討すべきなのでしょうか？今回はオンラインミーティングツールの選び方と、おすすめ9選をご紹介します。
遠隔地にいながらにして顔を合わせながらトークができる「オンラインミーティング」。インターネットを利用してパソコンやスマートフォン、タブレットなどで手軽に使え、今やビジネスにはなくてはならないツールです。
日本国内においては、新型コロナウイルスの影響による自粛要請のタイミングで広く普及するようになりましたが、海外においては標準的なビジネスツールとして利用されています。
コロナ禍で世界中のミーティングなどが「オンライン化」したことにより、今最も激しい競争にある市場のうちのひとつであると言えます。
利用率の高まりに伴い、以前に比べてアプリの改善も加速しているため、益々ユーザーの希望に沿った使いやすいツールとなっています。
オンラインミーティングを行うには、インターネット環境が整った場所とパソコン・スマートフォンなどのデバイス、そして「オンラインミーティングツール」が必要となります。
オンラインミーティングツールは現在、数多く存在しており、さまざまな特徴があります。ツールの利用方法はユーザーによって異なるため、自社または自身にとって利用しやすいツールを選ぶ必要がありますが、どのようなポイントを確認してツールを選ぶ必要があるのでしょうか。目的に沿ったツールを効率的に選ぶための5つのポイントをご紹介します。
オンラインミーティングツールを利用するにあたって、まず懸念されるポイントと言えば「セキュリティ面」ではないでしょうか。会議の内容や共有資料などが第三者からの不正アクセスによって漏えいしてしまう可能性があるようであれば、安心してオンラインミーティングを行うことはできません。
セキュリティ重視でツールを選ぶ場合に注目したいポイントは「暗号化」です。現在多くのツールが導入しており、以前より格段にセキュリティが向上しました。暗号化とは、動画や画像・文章等をインターネット上で送信・受信する際に、データを暗号に変換することで第三者から盗まれることを防ぐ方法です。「SSL暗号化」と「AES暗号化」の2種類がありますが、いずれもクレジットカード決済や、アメリカ政府の基準として規格が設けられている程などで、安全性は非常に高いと言えるでしょう。
その他には2つの要素を用いた「2要素認証」などでユーザーを認証する方法などもあります。最近では、万が一データが盗まれた場合等のセキュリティ保証があるツールも存在します。
オンラインミーティングを開催する場合にも、事前に「会議の準備」をする必要はあります。以前では、オンラインミーティングを行う場合、相手側にもアプリをインストールしてもらう必要があるツールも多く、手間をかけさせてしまうという問題点がありました。しかし現在では、それらの課題が解決できているツールも多くみられます。ミーティングのURLを相手側に送信しておけば、アポイントの時間にそのURLをクリックするだけでミーティングに参加できる方法などが一般的です。自身にとっても相手側にとっても手間が少ない方法を選びましょう。
また、オンラインミーティングツールには人数制限があります。多くの場合、契約しているプランなどにより人数制限を変更することは可能ですが、その場合にはコストがかかります。人数も考慮しながらツール選択を行いましょう。
新しくツールを導入する際には、誰もが使いこなせるのか、海外ツールが多い中で日本語のサポートは可能なのか、無料で始められるのか等、導入のしやすさを重要視する場合が多くみられます。特に簡単な操作で利用でき、だれもが使いこなせるツールを選ぶことは重要です。使いこなせない人が少人数でもいる場合、業務に支障をきたしてしまいますし、操作方法のサポートに多くの時間を要する必要性が考えられるからです。
また、多くの企業が利用している「Microsoft365」や「GoogleWorkspace」など、既に社内で導入しているツールと連携できる場合もあります。費用面や作業面での効率的な導入の有無を確認してみましょう。
オンラインミーティングを実際に利用し始めると、音質や画質、また接続状況が悪く、ミーティングに集中できないという場合もあります。快適かつスムーズにオンラインミーティングを行うためには利用環境も確認しておきましょう。
オンラインミーティングツールの中には、「バーチャル背景」というミーティング中に表示できる画像を使って、実際の背景が見えないように設定する機能もあります。社内や自宅でのリモートワークの際に、他の人が入り込むことを防ぐことができます。
重要なのは集中してミーティングができる環境作りです。実際のオンラインミーティングが、どのような利用状況になるのかを考慮しながら選択してみましょう。
選択するオンラインミーティングツールが、どのような環境に対応しているかも確認が大切です。パソコンだけでなく、タブレット・スマートフォンにも対応しているかも確認しましょう。また、スマートフォンは画面が小さいため、大人数でのミーティングの場合、何人まで画面表示が可能なのか等も確認しておく必要があります。
初めて導入する場合には、何かと不明な点も発生しがちですのでサポート体制が充実しているかも大切なポイントです。
ユーザーによってオンラインミーティングを利用する目的は異なります。1対1での打ち合わせ、複数人が参加するミーティング、数百人が参加するウェビナーの開催など、参加人数にも大きな差があります。
ツールを選択する場合には、知名度が高いものであれば安心という考えもあるようですが、いざ利用を開始してみると自分の利用目的には合わなかったというケースも多くみられます。どのポイントを重視するかを明確にしたうえで、選んでみましょう。目的ごとのオンラインミーティングツール9選をご紹介します。
オンラインミーティングツールを利用するにはランニングコストや初期投資が必要ですが、無料で使えるツールもあります。時間や参加人数に制限がある場合もありますが、使用頻度が低い場合や少人数でのミーティングであれば、無料のオンラインミーティングツールを利用するのもおすすめです。
代表的なツール3選をご紹介します。
世界的にも知名度が高いGoogle。Googleアカウントを持っていれば、すぐに始められます。無料プランであっても、100名で1時間の使用が可能なので、長時間のミーティングでなければ回数制限もなく使えます。
またGoogleカレンダーとの連携もあるので、スケジューリングをしておけば招待・オンラインミーティングURLの共有が一度にできて便利です。ネットワークの速度に応じて、最適な設定が自動調整されるなど、オンラインミーティングツールを初めて使う場合でも心強い機能が搭載されています。とりあえずオンラインミーティングを試してみたいという場合にすぐ試すことができるツールです。
Microsoft社が運営するオンラインミーティングツールです。無料版は50名までの参加が可能、利用時間は1日4時間1ヶ月100時間までです。Skypeと言えば無料のビデオ通話の知名度が高いツールの一つです。アカウントを持っている人も多く、手軽に始めることができます。また、通話料は発生しますが、固定電話への通話もできるのがSkypeの大きな特徴です。
無料でありながら、画面共有機能、チャット機能、録画機能が搭載されているので、ビジネスでも使いやすいツールです。
Meet NOWは、Microsoft社が運営するSkypeが2020年4月に開始したオンラインミーティングツールです。アカウントが必要だったSkypeに対し、「完全無料」「アカウント不要」「アプリインストール不要」で手軽に参加できるようになりました。
会議の通話を30日間保管することができるうえ、背景をぼかす機能も搭で会議に集中することができます。
参加人数は100人、通話時間は24時間です。相手側はアカウントを持っていなくても1クリックで会議に参加できるので、オンラインミーティングに慣れていない相手でも簡単に操作できます。
大きな企業が行う大人数でのミーティングや、ウェビナーと呼ばれるウェブ上で行うセミナーを開催する場合にもオンラインミーティングツールは便利です。
特に大人数でのオンラインミーティングになった場合、画面が見にくく参加者を把握しづらいなどの課題がありますが、それらの問題を解決できる機能を搭載したツールも存在しています。大人数での利用に便利なオンラインミーティングツール3選をご紹介します。
リモートワークが始まった時期には、オンラインミーティングの代名詞であるかのように知名度を上げたzoom。回線状況を見ながら通信の最適化を行うため安定しているというポイントが人気ですが、それだけでなく効率的にオンラインミーティングを行うための機能が充実しています。
zoomには大人数でのオンラインミーティングの際に「グループ分け」できる独自機能がついています。無料版であっても3名以上100人までは40分利用できます。1対1のミーティングであれば時間無制限で利用可能です。
バーチャル背景も設定できるので、自宅や外出先であっても背景を気にすることなく参加できます。
Cisco Webexのオンラインミーティングツールは「zoom」によく似たツールです。zoomの創設者がCisco Webexの創設にも関わっているため、操作性や機能も同じ点が多く見られます。zoomを利用したことがあるのであれば、スムーズに操作できます。
zoomの無料版では３人以上の利用時間が40分なのに対し、Cisco Webexは50分と長くなっています。1,490円のプランでは50人までの接続も可能です。さまざまな利用人数に応じたプランも用意しているので、自分の利用目的に合ったプランが見つかります。また、ファイル転送やアンケートなどの機能が充実しています。デバイス間でやりとりするデータも暗号化されており、セキュリティ面でも安心です。
LiveOnは国産のオンラインミーティングツールです。近年は初期費用が抑えられるクラウド型のツールが多くを占めていますが、LiveOnはクラウド型とオンプレミス型の2種類があります。クラウド型の場合、月額3,000円の定額制です。オンプレミス型はサーバーが必要になるため、初期費用が必要となりますが、ランニングコストを考慮した場合、長期的にはコストが抑えられる場合もあります。
オンラインミーティングの最中に声が途切れるのを防ぎ、クリアな音声を持続させる独自技術が採用されており、高品質な映像や音声が特徴です。最大150拠点まで接続が可能であり、最大300分の録画・録音が可能となっています。
オンラインでデータを共有したり、会議を行ったりする場合は、第三者の侵入による情報漏えいの可能性が最も気になるポイントになるのではないでしょうか。近年では、どのツールもセキュリティ対策は強化していますが、特に重点を置いているツールもあります。
セキュリティ対策に特化したツールをご紹介します。
1対1のミーティングから1,000人規模のウェビナーまで幅広く対応できるオンラインミーティングツールCallingですが、2021年10月1日より「jinjerミーティング」へと名称が変更されました。
全ての通信を暗号化しており、Web会議ルーム作成時にはパスワード設定が必須となっています。パスワードは強度が自由に設定できるようになっており、数字・記号・アルファベットを使い6文字以上で作ることができます。
web会議ルームを立ち上げると自動で付与されるルームIDは、アルゴリズムにより生成されているため、特定が困難なものとなっています。また、24時間の監視体制をとっているので、万が一障害が発生した場合でも早期に復旧する体制が整っています。
meetingplazaはオンプレミス型も提供しておりセキュリティ面で定評がありましたが、2020年3月31日より一旦サービスを終了し、新たにV-CUBE ONEへと変更されています。
V-CUBE ONEはIaaSで稼働しており、不正アクセスや、急激なアクセス数の増加にも対応できるシステムなので、安心して利用することが可能です。
数多く存在するオンラインミーティングツールを選ぶ時には、まず何を重視するのかを明確にしましょう。利用人数や導入のしやすさ、セキュリティ面など、目的と費用対効果を考えて検討することで、自社の利用方法に合ったツールを見つけられます。それぞれのツールのメリットやデメリットを認識したうえで利用することで、スムーズな対応が可能となります。
ここ数年、驚くほどのスピードで進化しているオンラインミーティング市場は、どのツールも便利に使える機能が満載です。最新機能を使いこなしながら、スムーズなオンラインミーティングを開催したいですね。
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