電子契約書の印鑑って必要なの？

紙の契約書よりも業務を効率化できる電子契約。
近年、契約書や請求書などをインターネットを通じてやり取りする電子契約が増えています。

しかしながら、「電子契約書に印鑑って必要なの？」と疑問に思った事はありませんか？そもそも印鑑は、「確かにその内容で契約を締結した」という意思表示の証です。とても重要な物なので、電子契約における効力はあるのかなど、不安になる事もあると思います。

今回は、電子契約や、電子署名、電子印鑑などについてまとめてみました。是非、ご参考にして下さい。

電子契約書の基本

従来、合意内容を証拠として残すため、紙に押印して取り交わされていた契約書。それに替わる電子契約書が段々と普及してきました。

まずは、電子契約についての基本的な事から見てみましょう。

電子契約とは？

電子契約とは、インターネット上で電子ファイル交換し、電子署名を施す事で締結する契約方式です。

つまり、紙で締結していた従来の契約書を電子文書に置き換えた物を言います。また、そのデータを保存しておけば、書面の契約書と同様に、法的効力が認められます。

電子契約のメリット

電子契約に切り替えると、企業には様々なメリットがあります。

まず第一のメリットとして、費用を削減する事ができます。
書面で契約を取り交わす場合、印紙代、郵送代、保管費など様々な費用が発生しますが電子契約を導入すればそれらは不要です。

次に、業務を効率化する事が可能になります。
書面で契約を締結する際は、印刷、押印、郵送、取引相手に押印後の返送の依頼等、手間と時間がかかります。しかも修正があれば、書類を作成し直し印刷し、取引相手に再度郵送しなければなりません。

電子契約であれば、お互いがPCやスマートフォンで作業し、Web上でやりとりが完結できますので作業は大幅に短縮されます。

また文書管理も、検索機能を利用すれば容易にデータを取り出せますし、紙媒体のようにどこかに置き忘れて紛失してしまったり、それにより情報が漏洩してしまう危険も電子契約であれば防げます。

電子契約のデメリット

電子契約導入にはメリットだけでなくデメリットもあります。

例えば、定期借地契約や定期建物賃貸借契約などはまだ電子契約が認められていません。こちらは従来通り、書面での取り交わしが必要となります。

また、電子契約はまだ世間に浸透しきっていないので、取引先の理解を得ることが難しいことがあります。新しいシステムを導入するには作業手順を変えなければなりません。そのため、受け入れづらい企業も出てくるでしょう。

さらに、取引先同様、自社も作業手順を変えなければなりません。こうした変革に戸惑う従業員もいるかも知れません。電子契約を効果的に活用するためには、きちんと社内説明を行う事も重要です。

電子契約書と印鑑

日本には印鑑文化が存在します。契約など大切な書類には押印するのが一般的です。では電子契約において、従来の印鑑の代わりとして使用される「電子印鑑」とは一体どのようなものなのでしょうか。

なぜ書類に印鑑が必要なの？

契約を結ぶ際、口約束だと証拠にはなりません。そのため、まず文書を作成し、その書類に押印をして意思の証とします。

民事訴訟法でも、「署名又は押印がある時は真正にその契約が成立したものと推定する」と定められており、法律的にも署名又は押印には特別な効果が与えられる重要な行為となります。

電子契約書と電子署名

電子契約において、意思表示の証とするため、電子署名を利用する事があります。現在の電子署名には暗号技術が施されており、本人が契約書を作成した事を法的に証明する事が可能です。

加えて、タイムスタンプを付与することで、時刻が記載され、契約書が作成された時間やそれ以降に改ざんされていない事も証明できます。

電子契約書と電子印鑑

電子契約を行う場合、電子印鑑を用いる事もあります。
電子印鑑とはソフトを使用して作成した印鑑で、電子文書に押印可能な印鑑です。

しかしながら、簡易的に作成した単純な画像だけの電子印鑑の場合、認印と同程度の効力しか持ちません。いつ誰が捺印したかなどの識別情報が組み込まれている電子印鑑でなければ証明とならないからです。

また印影画像だけの電子印鑑は簡単にコピーされてしまいます。よって、もし電子印鑑を使用されるなら、改ざん対策がされている識別情報などのデータが組み込まれた物をおすすめします。

電子署名と電子印鑑の違い

電子署名と電子印鑑は、両者ともに業務効率などのメリットがあります。
しかしながら、法的効力に違いがあります。

電子署名には、改ざん防止のための暗号技術が組み込まれています。そのため、双方の合意が立証され、法的効力を持ちます。一方、電子印鑑は印影をPCに取り込んだだけのものが多いので、法的効力はあまり高くありません。

また、３Dプリンタを使えば実印の印影データを元に簡単に印鑑を複製できてしまいます。つまり、印影が外部に出回れば悪用される危険もあるのです。

このように電子印鑑は偽造や悪用される危険もはらんでいるので、電子署名を利用する方が望ましいかも知れません

電子契約におすすめのサービス9選

電子契約システムを活用すれば、コスト削減や業務効率化などのメリットがあります。そこで、ここでは、おすすめのサービスを9つご紹介致します。

BtoBプラットフォーム

BtoBプラットフォーム契約書は株式会社インフォマートが提供する、クラウド型電子契約サービスです。

元々”BtoBプラットフォーム”という、企業間で商談・企画・受注・請求・見積などの取引をWeb上で利用できるサービスがあり、 ” BtoBプラットフォーム 契約書”は、その中の一つとしてリリースされたものです。このシステムを使用すれば、契約締結するまでの情報全てを一元管理できます。

しかも、契約書のみならず、BtoBプラットフォームシリーズの他サービスと容易に連携でき、まとめて同じアカウントで利用可能です。将来的に、書類全体を電子化される予定があるのなら、BtoBプラットフォームはぴったりのサービスでしょう。

GMO電子印鑑Agree

AgreeはGMOグループが運営する電子契約サービスで、そのセキュリティレベルが大変高いのが特徴です。

また、署名の種類が豊富で、メール認証で証明する「電子サイン」、厳格に本人確認した「電子署名」、電子ペンで直接書いた「手書きサイン」が使用できます。その他にも管理機能が充実しているので、過去まで遡った文書管理なども容易に行えます。加えて料金プランがシンプルで、検討しやすいのが魅力です。

クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供している電子契約サービスです。法律相談サイトを運営する企業が提供しているだけあり、最新の法令に対応できるように、常にアップデートされています。

また、操作もとても簡単で、PDF形式の契約書をクラウドサインへアップロードし、取引先を指定するとクラウドサインから取引先に確認依頼のメールが送付されます。その後、取引先の担当者がクラウドサイン上で押印するだけで作業は完了です。

クラウドサインは日本で一番使われている電子契約書なので、まずは無料プランで試してみては如何でしょうか？

クラウドスタンプ

クラウドスタンプは、クラウドサインをベースとした電子契約サービスとなっており、電子契約に必要な機能が最低限搭載された、シンプルで使いやすいサービスです。

そのほか、運用上の動作サポートだけでなく、経営トラブルについての無料相談まで行ってくれるのが魅力です。

NINJA SIGN

NINJA SIGNには、自社で使用している契約書のひな形を登録・編集する機能が搭載されています。それにより、契約書をわざわざPDFにしたり、契約内容の修正箇所を受発注者間で確認したりしなくてすみます。

また、NINJA SIGNには4つのプランがあり、無料プランを除く3つのプランは定額ですが、契約書送信数は無制限です。

毎月多くの契約書を取り交わさなければならない企業にとって、うれしいサービスだと思います。

イースタンプ

イースタンプは、他にはないユニークな機能と徹底したサポートが魅力な電子契約サービスです。

例えば電子署名を認印タイプなのか、法令順守優先の実印タイプで選択できたり、氏名のサインも手書き風にできたりなどします。また、作成した契約書を専門家にチェックしてほしい場合も、サポートプランがあるので安心です。

Holmes

Holmesは、他社製品と比べてかなり機能が豊富な電子契約サービスです。

例えば契約書作成から、契約締結、契約書の保管に至るまでの一連の流れを一括で管理し、メンバーに即座に共有可能です。皆で確認出来るので、ケアレスミスや抜け漏れを防止がなくなります。

せっかく電子契約サービスを使うなら豊富な機能を持ったものをと考える方におすすめです。

DocuSign

DocuSignには、モバイル機能が搭載されています。そのため、ネットに繋がっているデバイスがあれば場所を選びません。そして、契約締結する両者にとって使いやすいデザインなので、時間を削減でき効率アップに繋がります。

その他、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、幅広いファイル書式で使用する事が出来るのも利点です。

CONTRACTHUB

CONTRACTHUBは、新日鉄住金ソリューションズが提供する電子契約サービスです。

「オーダーメイド型電子契約サービス」とうたっており、使いやすいように細かくカスタマイズして利用可能です。また、取引先や自社内部への説明会も専門家のサポートが受けられるので、導入への不安が一気に解消されます。

まとめ

電子契約書やそのサービスについてご理解頂けたでしょうか？電子契約を導入すれば、業務を効率化でき、業績アップにつながります。

是非、この記事を参考にご検討下さい。