社内外のコミュニケーションにビジネスチャットを導入する6つの効果

これまで「メール」は社内外で連絡をとる手段として大いに活躍しました。資料を添付することもできますし、自分のペースで返事をすることもできます。

しかし、この「メール」は今や業効率化の妨げとなっているのです。

メールに代わるコミュニケーションツール「ビジネスチャット」。文字を送るという部分は同じですが、手軽さやレスポンスの早さ、情報の共有が更にスムーズに行えるのです。

日本の企業の利用率は現時点ではまだ半分に届いていませんが、欧米の企業では50％以上。特に世界的にも大企業の導入が目立ちます。

今回は、ビジネスチャットを導入する6つの効果をご紹介します。

コミュニケーションのハードルを下げる

メールを利用して連絡や書類のやりとりをする時に「冒頭の挨拶」をつけるのは、メールを使用する上でのビジネス界のマナーとなっています。テンプレート化しているものでもありますが、メールは「やや堅苦しい」印象があります。

ビジネスチャットの場合「冒頭の挨拶」を省き、「要件」からやりとりを始めることができます。短い文章で端的に伝えることができるので、内容も相手に伝わりやすくなります。また「プッシュ通知機能」で送られてきたメッセージにすぐ気づくことができます。そのため、相手からのレスポンスも早くなります。

ビジネスでのやり取りの場合、マナーを持って接するのは当然のことですが、あまりにも相手との距離ができてしまうと、何か不明な点があった時、気軽にメールで相手に尋ねるとなると、少し戸惑ってしまいます。その点、チャットであれば、即質問できて解決できるので業務効率も上がります。

場所を選ばず利用できる

政府の働き方改革により、会社に出社せずに自宅などで仕事を行う「リモートワーク」が推進されています。団塊世代の退職や、少子化により、今やビジネスの世界は「人手不足」が問題視される中で、リモートワークという働き方は、大きな功績を挙げています。

このリモートワークに欠かせないアイテムが「ビジネスチャット」なのです。リモートワークの難点として、コミュニケーションの取りづらさが挙げられていましたが、チャットの導入により、まるで同じオフィスで仕事をしているような感覚で業務を進めることができるのです。コスト面でも人員確保の面でも企業にとってはメリットの大きいリモートワークは、これからも新しいワークスタイルとして広がりを見せるでしょう。

また、外出しがちな「営業職」は、顧客との商談の為に出かけている時でも、インターネット環境の整っている場所であれば、どこでもビジネスチャットを利用して、社内にいる時と変わりないやりとりをすることが可能です。自宅やカフェ、移動中の駅でも、場所を選ばずに利用することができるのです。これまでの「担当が席を外しておりますので、折り返し……」というように、待たせることなくチャットで即応対できることは、相手が顧客であった場合には「信頼」を得ることもできます。

情報共有が効率化する

プロジェクト内などの情報共有であれば、メールでも一度にたくさんの人数に送信することができるので、同じなのではないかと考えがちです。しかし「同じプロジェクトチームの個人同士が、どのようなプロジェクト内容のやりとりを行ったのか」という内容までは共有することができません。

ビジネスチャットはプロジェクトなどのチームでグループを作れば、後はそのグループの中で「全員に情報共有」や「特定の個人宛てでメッセージを送る」こともできるのです。個人に向けた情報でも、グループ全員が見ることができるので、例えば「上司に宛てた進展報告」をすると、上司だけでなくチーム全員が内容を確認できるのです。部下の報告後に、わざわざ情報共有の為のメールを上司が作成する必要もなくなります。

毎日、莫大に取り扱う業務の情報。これらを一連のプロセスをスムーズに動かすことができれば、メールを作成する時間が減り、情報共有を効率化できるのです。

複数人でのコミュニケーションが円滑に行える

メールで情報を共有する場合、「CC」にたくさんのアドレスを入れて送信していると思いますが、この方法ではメールアドレスを一文字でも間違ってしまうと、正確に相手に届けることはできませんし、人数が多ければ多いほど、全員に共有できる可能性は低くなってしまいます。

ビジネスチャットであれば、相手を選んでグループを作り、そのグループにメッセージを送れば、確実に全員と共有することができます。資料やファイルの添付もできます。情報を共有したかどうかの返事を短いメッセージで返すことができるのも、ビジネスチャットの魅力です。利用するツールによっては、絵文字が使えるものもあるので、絵文字ひとつで返信することもできます。

チーム内でのコミュニケーションをスムーズに行うことは、業務効率を上げる上で大切な条件のひとつです。ビジネスチャットであれば、些細なことでも気軽に確認することができる環境作りができるのです。チャット内での良い発言や、業務の進展があるたびに、チームで「good」などの絵文字を送りあえると、意欲も上がりますし、雰囲気も良くなります。

既存情報の検索性が向上する

「あの情報、数日前にメールで見たな」というようなことは、業務を進める中で良くあることです。しかし、毎日大量にやってくるメールの中から、お目当てのメールを探し出すのは至難の技。かなりの時間も必要になるでしょう。

このような事態でもビジネスチャットには「検索機能」が搭載されているので、あっという間に探し出すことができるのです。メッセージの内容だけでなく、チャットでやりとりした資料やファイルも保存してくれるので、こちらもすぐに探し出すことができます。

業務時に費やしている作業は、新しいアイデアを考える時間より、実はこのように情報を探す作業に多く時間を取られていることもあります。頻繁に行う作業こそ、シンプルに行える環境を整えることが大切です。

ツールによってはセキュリティが向上する

社内だけでなく、社外の情報もやりとりするメール。情報漏洩などが起こらないように、どの企業も取り扱いには充分に気をつけているものです。うっかりメールを開いてしまっただけでPCにウイルスが入り込むというハッキング。年々巧妙化してくるハッカーの手口を考えると、社員全員が徹底して防ぐことは難しいのかもしれません。

その点、ビジネスチャットのセキュリティ対策は万全です。大手企業や大手金融機関までもが、セキュリティ対策のためにビジネスチャットを選んでいるという実績は、大きな信頼性に値するとも言えるでしょう。無料で利用できるプランでもセキュリティ対策は施されていますが、有料版になると更にレベルの高いセキュリティ対策がとられます。セキュリティレベルはツールによって異なりますので、自社が求めるレベルに合わせてツールやプランを選ぶことをおすすめします。

また「うちはハッカーに狙われることはないから」と情報漏洩の可能性は低いと考えている方もいらっしゃるかもしれませんが、可能性としては「メールの宛先ミス」で漏洩する確率の方が圧倒的に高いと考えられます。セキュリティ対策の為に「送信後のメッセージ取消」や「送信後のメッセージ編集」ができる、ビジネスチャットの方が安全です。

まとめ

社内でも社外でもビジネスチャットを利用すれば、セキュリティ面でも効率面でもメリットは大きなものになります。

企業全体に新しいツールを取り入れ浸透させるということは、とても大変なことかもしれません。しかし、これから先の業務効率を考えると、早い段階から導入することも方法のひとつであると言えます。

現時点でもそれらのツールは数多くあります。国内のツールや海外のツールもありますし、特徴や機能、使い勝手もさまざまで迷ってしまうかもしれません。しかし、大切なのは、自社に最適なビジネスチャットツールを導入するということです。無理に合わないものを導入せず、使いやすいものを選びましょう。