会議が非効率になる理由と、効率化できるツールをご紹介

仕事に追われるばかりで自分がやりたいことまで手が回らず「どこかに無駄があるのでは？」と感じた事はありませんか。

そんな時、まず思い浮かぶ候補のひとつに「会議」があります。実際、日本の会議は海外企業に比べ無駄が多いそうです。所要時間のオーバーや、せっかく決まっても実行されなかったことはありませんか？

非効率的な会議は、社員のモチベーションを下げます。しかしながら、良い会議は経営の方向性を決めたり、優れたアイディアが生まれる重要な場となります。会議の果たすべき役割は十分にあるのです。

そこで今回は、会議で非効率となる原因や、ソリューションツールについてご紹介します。

是非、日頃の会議を見直してみて下さい。

無駄な会議になる原因とは

参加者に「これは時間の浪費だな」と感じてさせてしてまう会議があります。何がそうさせるのでしょうか？まずは、そこを明確にする事が重要です。

ここでは、無駄となってしまうシチュエーションをまとめてみました。無駄を省くために役立てて下さい。

会議が始まってから議題が共有される

何も聞かされていないまま、会議に参加したことはありませんか？

会議が始まってから議題を聞かされるのでは、何の準備のないまま参加する事になります。会議の最中に、アイディアを思いつかなければなりません。本来出るはずの意見や提案も出ないでしょう。これでは会議ではなく説明会です。

さらに、事前に議題を知っていた一部の人だけで進行してしまうことも考えられますので、参加者のモチベーションを下げ無駄な時間と感じさせてしまう原因の一つとなります。

時間を決めずに進行をする

時間を決めずに進行する会議は非効率的です。また、時間を決めてはいるが、それを超過するのが当然となってしまっている企業もあるかも知れません。

そういった会議では途中で集中力が途切れてしまいます。それでは、活発な意見交換は望めません。次に予定していた仕事にも影響を及ぼします。外せない予定のあるメンバーがいたら重要な局面で途中退席になるかもしれません。

また終わる時間をきっちり守ったとしても、進行の管理ができていなければこちらも無駄と感じさせる原因になります。例えば冒頭に時間を掛け過ぎて肝心の主題を巻きで進行しなければならない会議は意味がありません。後日同じ会議を再度設定しなければならなくなります。

時間を決めておく事は、効率化の第一歩なのです。

意思決定者が不参加で行われている

会議では、意思決定者が不参加であると、最終的な結論が出せません。

参加者の決裁権の有無をしっかりと把握せずにメンバーを募ると、そうなる可能性があります。また、意思決定者が急遽不参加になってしまっう場合もあるかも知れません。

しかしながら、どんな理由であれ、意思決定者が不参加であればその会議は無駄になってしまいます。

会議で決まったことが実行されない

せっかく会議で決定したにも関わらず、実行されなかった事はありませんか？

不参加者に情報の共有がされていないと、このような事が起こり得ます。また、タイミングが悪い時もあるかも知れません。ほかにも実行責任者が決まっていないなど様々な理由があります。

いずれにせよ参加者の貴重な時間を使った会議を無意味な物にしていけません。そうならないための対策を立て、会議で決定した内容は必ず何かしらの形で反映させることが重要です。さもないと、社員の会議に対するモチベーションは下がっていく一方です。

会議を効率化するために必要なこと

社員のモチベーションを下げ、会議を無駄と感じさせてしまう原因はご理解頂けたでしょうか？それを踏まえたうえで会議を効率化するための具体的な手法をご紹介します。

ビジネスに会議は欠かせません。とても重要な物です。会議を効率化させるだけで、生産性はぐっと向上するでしょう。是非、参考にして下さい。

議題とゴールを事前に共有しておく

議題やゴールは予め共有する事が重要です。そうでなければ、何の目的で集まったのか、分からなくなってしまいます。

また、参加してから考えていたのでは、よいアイディアも生まれません。参加者は、予め準備が必要です。議題は、式次第などに記載し、事前に共有しておくのがよいでしょう。

加えて、会議のゴールも伝えておく事が大切です。会議で何も生まれなかったという事態を避けられます。

会議の時間を決め、必ず時間内に終わる

会議を無駄に延長させては、時間の浪費です。時間はコストだという認識を全員で持たなければなりません。所要時間は事前に決めておきましょう。またどうしても結論をだせなかったとしても、時間内に終了しましょう。

そして、それをルール化するのがオススメです。
そうする事によって、自然と会議中に結果を出すという意識が芽生えてきます。

決裁者が必ず参加できるようにする

事前に議題やゴールを共有しておけば、決済者が明確になります。

明確になったら、その決裁者に必ず参加してもらわなければなりません。そのため、会議の日時は決裁者に合わせる必要があります。

会議は常に何かを決めるために行います。決まらない会議ほど無駄なものはないので、決裁者主体のスケジュール調整は必須です。

議事録を常に確認できる状態にする

議事録は常に確認できる状態にしなければなりません。また会議終了後にできるだけ早く共有できるようにすることが重要です。

決定事項をすぐに、皆で見返す事によって、熱が冷める前に実行できます。
すぐに実行されれば、社員の会議に対するやる気もアップし、生産性の向上にもつながります。

会議を効率化するツールをご紹介

無駄な会議をなくせば、企業の意思決定スピードは上がります。しかし組織の習慣を変えるのは大変です。沢山の人が意見をいい合う場なので、ルールが必要かも知れません。

そこで、役立つソリューションツールをご紹介します。

ソリューションツールの導入によって、変化させる事ができるかも知れません。

タイムキーパーツール

タイムキーパー不在で、会議を行ってはいないでしょうか？それが会議を長引かせる原因かも知れません。またタイマーを置くだけでは不十分です。項目ごとに時間を区切る必要があります。そうしないと必ずダラダラと話し続ける人が出てきます。

それを解決するのに、「minmeeting」という便利なタイムキーパーツールがあります。これは、会議の状況を計測し改善できるツールです。

このツールは、自動タイマー機能や外部アプリとの連携などにより、会議時間・発言数等が集計し、可視化することが可能です。このツールを使用すれば、会議が短く、テンポもよくなるでしょう。

会議時間のコントロールに活用してみて下さい。

遠隔地との会議ツール

遠方まで会議に出かける事はありませんか？

遠方まで出かければ、その分時間が無駄になるだけでなく、交通費や宿泊費などコストもかかります。また、その時間に営業や日常業務が行えません。よって、生産性も低下します。

そんな問題を解決するのにオススメなのが「Zoom」です。

Zoomは映像と音声を使って、社外にいる相手と会話する事が出来るツールです。会議をZoomで行えば遠方まで出掛けなくても済みます。

また他にも同じようなオンライン会議ができるツールはたくさんあります。それぞれ搭載されている機能も異なりますので、用途に適したツールを試してみて下さい。

議事録ツール

会議の際に作成する議事録。面倒に思われる方も多いのではないでしょうか。
そんな時オススメなソリューションツールが「GIJI」です。

GIJIは、ブラウザ上で利用するWebサービスです。基本利用無料のプランのほか、月額500円の有料プランとなる、Standard版（クラウド）、オンプレミス版が選択できます。

無料プランでも、会議前に議題を共有、会議中の議事録管理と共有、ファイル共有、タイトル検索といった機能が使用可能です。有料プランの場合、全文検索や英語対応、ほかのツールとの連携などが使えるようになります。

GIJIには音声認識機能が搭載されており会議の内容が自動でテキスト化されていくので、入力する手間がかからず会議に集中して参加する事ができます。作成中のデータは自動保存されますので、誤ってブラウザのタブを閉じてしまっても、途中の入力データが消えることがありません。

何より、即座にメンバーと会議の情報を共有する事ができますので、GIJIを活用し、業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。

まとめ

会議をどれだけ有意義な時間とさせることができるかが鍵となります。是非一度、今まで行ってきた会議を見直しては如何でしょうか？

問題があるようなら、ご紹介した手法やソリューションツールを活用し、工夫してみて下さい。

きっと会議の質があがり、よいアイディアが生まれ、生産性が向上していくに違いありません。