「イースタンプ」導入のメリットとデメリットについて
電子契約サービス「イースタンプ」は、充実したサポート体制が特徴です。
基本的な機能を全部集めた「ワンパッケージ」は、電子機能を初めて導入する企業にも使いやすいと評判です。
また社内に導入する際や、新規で契約する相手への説明代行「プラチナサポートパック」の手厚いサービスは、実際に導入した時に他社と比べて大きな違いが見えてきます。
「イースタンプ」の電子契約サービスは、具体的にどのようなものなのでしょうか。
メリットやデメリットを比較しながらご紹介します。
イースタンプとは？
「イースタンプ」とは契約締結に必要な「契約書作成」「送付」「保管」などを電子データで行う「電子契約」のサービスです。
従来、紙で作成されていた契約書を電子化することで、作業工程や日数は大幅に削減され、契約書保管の問題点も改善することができます。
イースタンプの概要
電子契約を導入するメリットと言えば、まず「コスト削減」です。従来、企業との契約には2、3週間の時間を要していました。イースタンプは契約相手の対応次第では「約10分」で契約を締結することが可能ですから、時間や人件費を削減することができます。
契約書作成に必要だった、印刷代、郵送費、収入印紙代、保管料なども、ペーパーレスになるので削減できます。契約数が多い企業は削減率も大きくなります、
また、電子契約書は作成時から保管時まで、全ての工程を細かく記録します。紛失や改ざんなどのリスクがなくなり、コンプライアンス強化にも繋がります。
イースタンプの料金
イースタンプには基本プランがあり、これらにオプションなどを追加するシステムになっています。この基本プランには契約書作成から締結後保管までの一般的な機能をはじめ、イースタンプならではの機能まで利用できます。
また、ベーシックサポートも完備しています。
（基本プラン）月額30,000円
・認印締結機能
・実印締結機能
・サイン機能
・専門家一括見積もりサービス「SHARES」
その他のオプションも充実しており必要な分だけ契約することができます。
「プラチナサポート」月額10,000円
「画像添付機能」月額10,000円
「クラウド保管・管理機能」月額15,000円
イースタンプの提供会社
イースタンプはGMOクラウドが提供するAgreeをベースとし、株式会社E-STAMPが提供するサービスです。
電子契約などの情報技術を活用した法律関連サービスを国内で普及させています。これらの運用アドバイスによる業務効率化を進めている企業です。
イースタンプの特徴やメリット
電子契約サービスは国内にも数多くあり、それぞれが高いセキュリティシステムのもと、多種の機能を提供しています。
他社のサービスとは異なるイースタンプの特徴やメリットをご紹介します。
２つの電子署名タイプに対応
イースタンプは「認印締結機能」と「実印締結機能」2種類の電子署名に対応しています。シーンに合わせて使い分けることが可能です。
・認印締結機能
メール承認により本人確認を行い電子的に署名を行うサービスです。契約相手の負担が少なくて済みます。比較的ライトな契約に利用します。
・実印締結機能
「電子認証局」から厳格に発行された電子証明書により署名を行うサービスです。各種法令にも対応しているので、重要な書類に利用します。
ワンパッケージで提供
他社では機能を取捨選択し契約する電子契約サービスもありますが、イースタンプは必要な機能が全部入った「ワンパッケージ」での提供です。
初めて導入する時には「何が必要で、何が要らないのか」が分からないこともあります。サポートまで入ったプランは明確で便利です。
徹底したサポートサービス
導入から利用までをサポートする窓口があります。「ベーシックサポート」と「プラチナサポート」の2種類です。ベーシックサポートは基本のワンパッケージに含まれています。
・メールサポート
・電話サポート
・オンラインWebサポート
・取引先相談専用窓口
説明代行などの「プラチナサポートパック」
「プラチナサポートパック」は、基本のサポート以外に、更にサポートを要する場合に契約する有料のオプションサービスです。
電子契約を導入する時には、取引先や社内の理解と同意を得る必要があります。そのための説明会代行や、説明資料のひな形提供などのサポートです。
・電子化書面加工代行
・電子化取引先向け説明会サポート
・電子化社内向け説明会サポート
一元管理できるクラウド保管サービス
過去の紙の契約書などを一元管理できる「クラウド保管サービス」があります。検索機能もついており、電子帳簿保存法にも対応しています。また、契約相手に対して免許証などの本人確認書類を求めることもできます。有料のオプションサービスです。
・書面契約登録
・契約リスト作成
・契約情報登録・検索
・フォルダ管理
・更新管理
・閲覧制限
専門性の高い依頼を一括見積依頼ができる「SHARES」
専門性の高い契約書を作成する場合には、内容に間違いがないかを確認することが困難な場合もあります。そんな時に「一括見積もり依頼」ができるサービスです。
「リーガルチェック」と「契約書の作成」をサポートしてもらえます。有料のオプションサービスです。
イースタンプのデメリットや注意点
イースタンプを導入することは、これからの契約業務をスムーズにしてくれるだけでなく、コストの削減まで実現できるので、メリットはいくつも挙げることができます。
しかし、デメリットが無いわけではありません。導入前に把握したうえで、このような場合にはどう対応するかを検討しておくことも必要です。
請求書や納品書などの管理はできない
電子契約を導入する理由のひとつとして「社内全体の書類の電子化」を求める企業も多いでしょう。しかし、イースタンプは契約書の特化しているため、「請求書」や「納品書」などの管理は現時点ではできません。
ホームページで料金について説明がない
何かと契約する時にはサービスの内容と同時に、まず気になるのは料金です。イースタンプのホームページはサービス内容が丁寧に分かりやすく表示されているのですが、料金の説明はありません。詳細を知りたい場合には問い合わせが必要です。
コスパなどの評価が難しい
料金表示がないという理由もあると思いますが、紙の契約書にかかるコストを削減し、電子契約サービスを導入した場合のコストパフォーマンスの評価が難しいと考えられます。企業の規模や契約件数により、大きく違ってくることも考えられます。
電話サポートの受付時間が短い
電話サポートは平日10：00から18：00までです。電子契約サービスの時間帯に関しては同様の他社もみられますが、朝や夜、土日祝日では電話サポートが使えないことを把握しておきましょう。
全体的な評判は悪くないが…
契約に特化したサービスはサポートも手厚く申し分ないので、初めての導入にはおすすめです。しかし「料金未公開」の部分が、導入に二の足を踏ませてしまうのかもしれません。
料金未公開のサービスは、企業に合ったプランを提案するスタイルが多いので、ぜひ一度問い合わせたうえで検討してみましょう。
イースタンプの他におすすめする電子契約サービス３選
何かのサービスと契約をする時は、比較検討が欠かせません。
さまざまな電子契約サービスの機能や特徴を把握したうえで、自社のスタイルに合ったサービスを取り入れることが大切です。
Holmes
「ホームズ」は、それぞれの分野専門の弁護士が作成した300種類のテンプレートや、多数の契約書が用意されています。新しい分野の契約書が必要になった場合でも、テンプレートを使えば、すぐに作成できます。
契約書は法律に基づき厳密に作成しなければなりませんから、どんな契約書も安心してスピーディーに作ることができます。
DocuSign
「ドキュサイン」は世界180カ国以上、47万社以上の企業に利用されています。複数言語の対応しており、国際間取引にも安心して使うことができます。Office365やSalesforceなど350以上のアプリケーションとの連携が可能です。
営業、総務、人事、経理など社内で使用する書類にも対応できるので、全体的なペーパーレスを望む企業におすすめです。
CONTRACTHUB
「コントラクトハブ」は経営戦略や情報システムの先端を行く、日鉄ソリューションズが提供しているサービスです。
電子契約サービスはセキュリティをはじめ、細部における機能も充実しており、大企業が多く利用しているのが特徴です。プランは少なめですが、企業規模に合った提案やサポートには定評があります。
まとめ
電子契約を導入する際にまず立ちはだかる壁として、契約相手や社内の「理解」と「同意」を得ることの大変さが考えられます。
何より契約相手は1社だけではありませんし、これから売上を伸ばしていくには新規開拓も必要ですから、そのつど理解を得ることは手間も時間もかかってしまいます。
イースタンプの説明代行などのサポートは導入後にその成果が大きく見えてきそうですね。飛躍的に業務効率をアップさせることができるサービスと言えます。
