PC画面共有するメリットとオススメツールを紹介

リモートワークの急激な普及により、Web会議などのツールを利用した働き方を始めた方も多いのではないでしょうか。離れていることを感じさせない、まるでその場で集まっているかのようなWeb会議ツールは、新しい働き方のスタイルとして定着しつつあります。

しかし皆さんは、Web会議の時に使用する資料はどのように扱っていますか？事前にメールなどに添付されてきた資料を見ながら、発言者の指示のもと、全員で共有するというやり方ではありませんか？

Web会議ツールを使っているのであれば、もっと効率的な共有方法があるのです。

今回は「画面共有」機能を使って、会議のプロセスを更に合理化させる方法をお伝えします。まるで、画面から相手の手が出てきて、自分の資料に手を加えられているような感覚を体験できますよ。

画面共有とは？

リモートワーク時のWeb会議などで、細かいデータを用いる必要がある場合、事前に添付して資料を送っていたとしても、なかなか相手に伝わりづらい時があります。画面で「この資料です」と見せたとしても、通信環境はさまざまですから細かい文字までは見えないこともあるでしょう。

そんな時に便利なのが、Web会議ツールの「画面共有機能」です。ファイルや画像データを同じ画面で共有することができ、リアルタイムで編集することも可能です。会議中に変更点があった場合でも、誰ひとり見落とすことなく正確に情報を共有することができるのです。

PC画面を共有するメリット

画面を共有しながらWeb会議ができると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

文章などのファイルを共有できる

それぞれの手元に用意した資料を見ながらの会議の場合、資料の数が多かったり、似たり寄ったりだったりすると「どの資料の、どの部分のことを指しているのか」が分かりづらいことも多々あります。

画面共有すれば、画面上に資料を表示できるので、一目瞭然で分かります。

共同で編集作業しやすい

画面を通して口頭で情報を十分に共有できる場合もあると思いますが、図面をチームで確認する必要のある職種や、デザイン関係の職種などは、口頭での指示だけでは意図が伝わりづらいこともあります。

Web会議を行っている場で即修正、即確認ができれば、正確に資料に反映させることができます。

WEB会議などの業務効率を高める

会議中に資料内容の変更などをされることはよくあります。通常であれば会議後に、それらをまとめたメモを見ながら変更する作業が必要になりますし、再度修正部分を確認してもらわなければなりません。

しかし画面共有を会議に導入すれば、正確に情報共有ができるだけでなく、時間を有効に使うこともできます。

PC画面共有にオススメのツール8選

画面共有の便利さを知ったら、すぐにどのようなツールがあるのかを確認してみたくなりますね。PC画面共有にオススメのツール8選をご紹介します。

Zoom

「Zoom」は2011年にサービスを開始し、日本でのシェアも急激に伸ばしているツールです。人気の理由として「通信の強度」があげられます。これまでは複数人でWeb会議に参加した場合での、音声の途切れや画面の乱れが問題視されましたが、Zoomは安定した画面で会議を行うことができるのです。

また、参加する場合はホストが作った「URL」をクリックするだけなので簡単です。全員がわざわざ「ログイン」する必要もありません。

料金無料の基本プランでも「画面共有ツール」を使用することができます。しかし、基本プランの場合は、相手が1人の場合であれば時間無制限で利用できますが、相手が2人以上のグループになると40分までしか利用できないことを頭に入れておきましょう。グループ使用が多いのであれば、有料版がオススメです。

Team Viewer

日本ではまだあまり馴染みがないと感じる「Team Viewer」。ヨーロッパでは圧倒的なシェアを誇っています。また、中東やアフリカでもトップのシェアです。ネットワーク帯域が細くてもリモート操作が可能で、ノイズ発生や映像停止のリスクを抑えることができます。世界中のどこからアクセスしても安定していると好評です。

個人利用であれば料金は無料です。法人での利用は4つの有料プランがあります。無料プラン内でも画面共有は利用可能です。

世界中のあらゆる場所からWeb会議に参加する場合が多いのであれば、オススメのツールです。まずは安定して通信できないことには、画面共有どころではありません。もちろん画面共有も充実した機能が搭載しています。

Screen

幅広い機能と安定した画面が人気の「Screen」。自分のカーソルを使って他の人が共有している画面を操作したり、画面上に線を引いて指示を出したりすることもできます。

Web会議をする際に、自宅や会社以外で声を出して参加できる場所を探すのは、なかなか大変なことですが、Screenは自動ですぐ消えるテキストでコメントしながら参加することができます。「いつでもどこでも」参加できるのは便利です。

他のツールと同じく無料版での画面共有も可能です。

Googleハングアウト

Googleが提供しているツールです。Androidスマートフォンには標準搭載してあり、iPhoneでもアプリをダウンロードすれば使えます。Googleアカウントがあればすぐに利用できるので、導入面での手軽さはトップだとも言えます。

画面上にテキストチャットを表示することができるので、こちらのツールも声が出せない場所にいる時にでもチャットで参加することが可能です。

スカイプ

無料通話アプリで有名な「スカイプ」。すでに利用しているユーザーも多いツールですが、こちらもWeb会議に適したシステムになっています。

PowerPointなどのOffice365関連をスムーズに連携しながら画面共有することができます。また、会話を字幕にして流すこともできるので、会話内容を正確に把握することが可能です。

ディスコード

「ディスコード」はオンラインゲーマー向けの音声テキストチャットアプリです。アプリのインストールが不要でWeb上ですぐに利用可能です。ダイレクトメッセージからグループを作成し複数人でビデオ通話ができます。「軽い動作」が好評でゲームを邪魔されたくない人を中心に人気のあるツールです。

「軽い動作」が嬉しいのはゲーマーだけではありません。軽い動作で情報共有ができるリモートワーカーにもオススメです。特にWeb会議や画面共有などの操作が難しくてわからないという人は、このような分かりやすい操作のツールを検討してみてはいかがでしょうか。

Surfly

さまざまな機能の一部としてのWeb画面共有ツールは多く存在しますが、「Surfly」は、それらに特化したツールです。ダウンロードやインストールは一切不要なので、手軽に導入することができます。

画面操作や入力が参加ユーザー内で交代できるうえ、マーカー機能を使えば直接書き込むことも可能です。直感的に操作できる分かりやすい画面なので、システムが苦手な人でもスムーズに使いこなすことができます。

有料サービスになりますが、無料体験が可能です。

Whereby

「URL」で会議に招待するシステムは手軽で便利ですが、会議の度に毎回URLを作らなければいけません。その点「Whereby」は一度会議URLを発行すると繰り返し利用することがでます。

会議の参加者が4人までであれば無料版で利用することができます。5人以上であれば有料版の登録が必要になりますが、小規模なミーティングが主な人であればコストも抑えることができます。

現時点でWherebyは日本語対応ではありません。しかし、比較的簡単な内容であることや、自動翻訳などで十分内容を把握することはできます。

まとめ

Web会議での画面共有は、単に「顔を合わせてのコミュニケーション」や「情報共有」だけではありません。情報を「正確に」共有することや「プロセスの合理化」まで実現してくれるのです。

まるで、一緒にその場にいて共同作業をしているような効率の良さは、リモートを感じさせることがありません。世界中どこにいても、スムーズに作業ができる画面共有は、これからのビジネスの世界に無くてはならないツールとなるでしょう。