タスク管理ツール「トレロ」の使い方やメリットを解説
課された仕事が複数あり、期限もバラバラ。そんな時に必要になるのは「タスク管理」です。タスク管理をすれば、仕事の優先順位が明確になる上、取りこぼしのリスクが減ります。
ところであなたは、この「タスク管理」をどのような方法で行っていますか？もし、デスクやPCに付箋を貼り付けるアナログな方法で管理しているのであれば、ぜひ使って欲しいおすすめのツールがあります。
タスクの一つ一つを「カード」として登録し、「ボード」上で管理するのが特徴の「トレロ」という管理ツールです。シンプルな機能で誰にでも使いこなせると評判です。
もうこれで、タスクが書かれた付箋を無くしてしまうこともありません。
トレロとは？
「Trello（トレロ）」は、タスク管理ツールです。プロジェクトを成功させるためのキーワードになる「プロジェクト管理」をスムーズに行うためのツールです。
チーム全体でのタスクが分かりやすく可視化されるだけでなく、タスクが書かれたカードを移動させているだけのような、簡単な操作も好評の理由です。
チームでの利用だけでなく、プライベート用としても役立ちます。
トレロはどんなサービス？
プロジェクトのタスクをボードに貼り付けて、完了したら次のボードへ移動させていくというシンプルな方法で管理をしていきます。
期限が近いタスクや、過ぎているタスクも一眼でわかるので、常に納期を意識することができます。
トレロの提供会社
トレロはアメリカの会社が提供しています。2015年に世界展開を開始し、現在では2,000万人のユーザーを持っています。
創業者の愛犬が会社の正式な広報担当になったこともある、ユニークで遊び心のある企業です。
トレロの利用料金
基本の機能は無料で利用することができます。
・プライベートボードの使用が無制限
・カードの使用が無制限
・リストの使用が無制限
・各添付ファイルは10MBまで
有料のプランは2つあります。
「Business Class」
年額 ＄9.99/1ユーザー
月額 ＄12.50/1ユーザー
・セキュリティ機能の強化
・「Power−UP」の使用が無制限
「Enterprise」
ユーザーが増えるほど月額が安くなるシステム
（例）20人のユーザー向け 月額 $20.83/1ユーザー
1000人のユーザー向け 月額 $12.92/1ユーザー
5000人以上のユーザー向け 月額 $5.92/1ユーザー
・2段階認証が利用可能
・SAML認証が利用可能
いずれのプランも無料体験ができます。有料版は外部の主要サービスとの連携の充実、アップロードできるファイルサイズの増加、セキュリティ強化ができるのが特徴です。
トレロの使い方
タスク管理をする方法として、PCの横に付箋をたくさん貼っている光景をよく見かけます。いつでも全てが把握できて、自分のタスクが完了したら、付箋を剥がして移動させたり、捨てたりする方法は簡単で便利です。
トレロは、この付箋と同じやり方で管理するので、初めてタスク管理ツールを利用する人でも、簡単に操作することができます。
もし、ボードの作り方がわからない、良いアイデアが浮かばないという時は、さまざまなカテゴリーのテンプレートが用意されているので、そこから利用することも可能です。
トレロの導入方法
まずはアカウントを作成します。「メールアドレス」「パスワード」で作ることができますが「Googleアカウント」もしくは「Microsoftアカウント」で登録することも可能です。
PCだけでなくスマートフォンなどにもアプリがあるので、できればダウンロードして両方で使用することをおすすめします。
トレロの基本的な使い方
1、プロジェクトにボードを作成して名前を付ける
2、チームを招待する
3、リストでワークフローに「ToDo」「作業中」「完了」などのステップを作成する
4、タスクや情報などをカードとして作成する
5、カードをクリックして「期限」「チェックリスト」「コメント」などを追加
6、作業が完了するなどしたら、カードをリスト間で移動させる
トレロを利用するメリット
さまざまなタスク管理ツールはありますが、その中でもトレロを選ぶメリットとは、どのようなものなのでしょうか。
トレロの特徴をご紹介します。
シンプルで使いやすい
同じ会社にいても、同じチームで仕事をしていたとしても、全員がシステムに詳しいわけではありません。便利な機能が満載のシステムを導入しても、それらを全員使いこなすことができなければ、役に立つツールとは言えないのです。
その点、トレロは使い方が「付箋でタスク管理」をしていた時と同じ方法でできるので、アナログな人でも簡単です。操作を覚えなくても、直感でわかるようにシンプルに作られています。
さまざまなアプリケーションと連携可能
トレロの特徴は、余計な機能は付けずに必要最小限でシンプルにできているというところにあります。これでは物足りないという場合には、他のアプリケーションと連携することが可能です。
数多くのアプリケーションを連携できるので、自分の好きなようにカスタマイズしやすいところが魅力です。
セキュリティが強力
チームでプロジェクトを動かす場合には、セキュリティ対策も重量です。トレロの有料版であれば「二段階認証」や「SAML認証」が使えるので、より強固に情報を守ることができます。
その他にも公開範囲を制限し、チーム外の人には閲覧制限をかけることもできます。
トレロを利用する際の注意点
シンプルで使い勝手の良いトレロですが、利用する際にスムーズに導入できるように、注意点を把握しておく必要があります。
自分が必要とする機能は何なのか、それらはトレロで使うことができるのかと明確にしておきましょう。
分析機能がない
タスクの進捗情報を自動で算出してグラフ化してくれる「分析機能」がありません。
シンプルな使いやすさが魅力なので、あると便利な機能などは装備されていません。
スマホで使えない機能がある
PCでもスマートフォンでも使えるトレロですが、スマートフォンの場合、使える機能が限られてしまいます。
可能であればスマートフォンは確認や基本的な操作のみで使用し、PCで細かな設定を行うなどの使い分けが必要になるかもしれません。
拡張機能が英語で分かりにくい
トレロの機能を拡張しようとした場合、全てが英語で表示されるため、英語が苦手な人は難しいかもしれません。
効率的な作業のために導入しても、時間をかけて英語を読み、拡張させなければいけないとなると、時間がかかり本末転倒になってしまいます。
トレロと連携すると便利なツール
シンプルなトレロの機能は、より使いやすく自分好みにカスタマイズすることができます。
どのようなツールと連携できるのでしょうか。主要なツールをご紹介します。
チャットワーク
チャットワークは「コミュニケーションツール」です。チャット、タスク管理、ファイル整理、ビデオ・音声通話など、ビジネスコミュニケーションを円滑にすることができます。
連携すると、トレロに新しいタスクを追加した時に、チャットワークに通知するなどのアクションを起こしてくれます。
新しい情報を即時に取り入れることができると業務効率もアップしますし、いちいち画面を開いて確認する手間も省くことができます。
スラック
メッセージも会話も全て「スラックチャンネル」で行う、コミュニケーションツールです。
スラック用の「トレロアプリ」を使えば「ボード状のカードの管理」「期限の変更」「カードへの会話の添付」をスラックから行うことができます。
トレロを開かずに、そのまま操作ができる昨日はとても便利です。すでにスラックを利用中であれば、連携した使い方をぜひおすすめします。
Gmail
トレロはGmail限定で、メールの内容をそのままタスクに加えることができます。他の仕事のタスクと一緒にして、優先順位を決める整理ができるので、見落とすこともなく、効率的に作業を進めることができます。
Chromeウェブストアからインストールし、詳細を設定すれば、すぐに利用可能です。
まとめ
「シンプルイズベスト」という言葉もあるように、トレロの必要最小限の機能は最良とも言えます。付箋に書いて移動させるというアナログなやり方を、そのまま取り入れたようなトレロは万人が安心して使うことができるでしょう。
特にユーザー数が多い企業にはおすすめです。感覚的に操作ができる機能は、使い方の説明も簡単ですよ。
