「BtoBプラットフォーム契約書」のメリットとデメリットについて

今回ご紹介する「BtoBプラットフォーム契約書」は、企業間での契約書の締結・管理・ワークフロー（社内承認）を電子化し、Web上で一元管理できるサービスです。

これまで企業間の契約は、書面で取り交わしを行うのが一般的でしたが、近年インターネットの普及により、電子契約サービスもだんだんと浸透してきており、現在は約4割の企業が導入しているそうです。

今回は、たくさんの電子契約サービスの中から「BtoBプラットフォーム契約書」についてまとめてみました。サービスの選定でお悩みでしたら参考にしてみて下さい。

BtoBプラットフォーム契約書とは？

「BtoBプラットフォーム契約書」とは、企業間の契約書に特化した電子契約サービスです。他の電子契約サービスと比較しても良心的な価格で、セキュリティは万全。企業の規模を問わずおすすめです。

BtoBプラットフォーム契約書の概要

元々は「BtoBプラットフォーム」という企業間の商取引をWeb上で電子ファイルによってやりとりできるサービスでしたが、その中のサービスの一つとしてリリースされたのが「BtoBプラットフォーム契約書」です。

このサービスを導入すると、契約に関わる全ての書類を1つにまとめ、一連の流れをこのシステムだけで完結できます。すべてをWeb上でやりとりをするので、印紙代や郵送代といったコストがかからず、迅速・簡単に業務を行えます。

BtoBプラットフォーム契約書の料金

「BtoBプラットフォーム契約書」は、他社のサービスと比べお得です。

シルバープランは月額10,000円、ゴールドプランは月額30,000円となっております。尚、契約書一送信あたり50円が別途かかりますが、ゴールドプランであれば100通まで無料です。フリープランもあるので、まずは試してみてはいかがでしょうか？

BtoBプラットフォーム契約書の提供会社

提供会社は「株式会社インフォマート」という東京都にある企業です。
元々は食品業界で、商品を欲しい企業と商品を売りたい企業とのマッチングを行っている会社でしたが、そこから発展させ、BtoBに特化した、商談・企画書・受注書・請求書・見積書にまつわるクラウド型サービスを展開しました。

「BtoBプラットフォーム契約書」は、それらが展開されたのちにリリースされたものなのです。

BtoBプラットフォーム契約書の特徴やメリット

「BtoBプラットフォーム契約書」の概要や料金についてご理解頂けたでしょうか？次に特徴やメリット・デメリットをまとめてみました。

無料のフリープランがある

「BtoBプラットフォーム契約書」には無料で利用できるフリープランがあります。無料にも関わらず、契約を交わし書類を保管したり、書類を閲覧できる人間に制限をかけたり、契約期限が切れる前に通知を受信したりといった事も利用可能です。

まず試しに使ってみたい方や、利用件数が少ない方におすすめのプランです。

ブロックチェーン技術によるセキュリティの強化

書面で取引する場合と違って、電子情報はファイルを編集できる環境があれば、改ざんなどが比較的簡単に行えてしまいます。

その点、BtoBプラットフォーム契約書であれば、電子署名とタイムスタンプが付与されているので、偽造や改ざんを防止する事が可能です。また、ブロックチェーンという暗号技術を取り入れているので、常に高レベルのセキュリティを保持しています。

機密情報を取り扱わなければならないケースにおいても、安心です。

扱うファイル形式が多い

契約書ファイルとして登録できるのは、WordとPDFのみです。尚、WordファイルはPDFファイルに自動で変換されます。

しかし、同時に添付できるファイルは、Excel、Word、PowerPoint、txt、csv、pdf、jpg、jpeg、gif、png、bmp、zipBtoBとかなり豊富です。業種によっては、契約に必要な書類が多い場合もあるでしょう。BtoBプラットフォーム契約書ならそういったケースも問題ありません。

取引先の賛同を得やすい

「BtoBプラットフォーム契約書」は、取引先の賛同を得やすい事も利点です。

サービスを利用している企業から招待された側は、無料IDを取得し、利用開始できます。相手に有料プランの契約を無理強いしなくて済むので、取引先の賛同を得やすく、スムーズに導入を行えます。

見積・契約・受発注・請求が１つのインターフェースで可能

「BtoBプラットフォーム」シリーズには契約書の他に、見積・契約・受発注・請求といったサービスがあります。

すべてが簡単に連携させることが可能で、見積・受発注・請求などの書類も全てまとめて同じ一つのアカウントで管理可能です。これは、請求書サービスや受発注システムなどを提供しているBtoBプラットフォームならではでしょう。

「BtoBプラットフォーム」は、将来的に書類を全て電子化されたい方にとって、ぴったりのサービスなのです。

豊富な機能

「BtoBプラットフォーム契約書」には、優れた機能が豊富に搭載されているのが魅力です。

特筆すべきは、ワークフロー機能が付けられている事です。例えば、契約締結に上司の承認を得ないといけないような場合も、ワークフロー機能を使えばWeb上で承認を得られます。

予め承認ルートを設定すれば、それに基づいて申請・承認が遂行されるので、今まで行っていた承認フローを変えずにすみます。これにより、契約書締結や管理にかかる時間と手間を大幅にカットできます。

BtoBプラットフォーム契約書のデメリットや注意点

上記のようにBtoBプラットフォーム契約書には利点がたくさんあります。
しかしながら、少なからずデメリットや注意点も存在します。

電子契約サービスとしてのデメリットが中心

BtoBプラットフォーム契約書のデメリットは、ほとんどありませんが、強いてあげるなら、どうしてもの紙の書面で契約書を交わさなければならない場合、担当者自身で契約書をスキャンしサーバーへアップロードする手間がかかることです。また、タブレットやスマートフォンに対応していません。

クラウド型のサービスなので取引先にもこのサービスに登録をしてもらわなければなりません。しかしながら、これはどの電子契約サービスでも同じ事です。自社のビジネスがBtoBであればさほど大きなデメリットにはならないでしょう。

相乗効果のあるツールが欲しいという意見も

例えば、会計や給与計算、勤怠管理といった、相乗効果が生まれるようなツールが欲しいという意見も出ています。

もう少しわかりやすいUIが欲しいという意見も

便利な反面、機能がたくさんあるので初回利用時に、どういった順番で利用したらいいか迷うことがあるようです。また、ユーザーインターフェースが少しわかり辛かったという意見もあります。

もし動作に迷った時は、サポートも充実しているので、そちらを利用してみて下さい。

総合評価は高い

BtoBプラットフォーム契約書の総合評価はとても高く、サービス利用者は満足しているようです。

コストパフォーマンスがよく、「契約書」だけでなく「請求書」「見積書」なども連携して利用でき、使い勝手が良い事が理由のようです。

BtoBプラットフォーム契約書の他におすすめする電子契約サービス2選

BtoBプラットフォーム契約書の他にもおすすめの電子契約サービスを2つご紹介します。

GMO電子印鑑Agree

11万社以上のITインフラを支えるGMOが提供しています。

優れた機能が多数搭載されているのは、20年以上日本のインターネット基盤を支えている企業ならではです。このサービスを活用すれば、電子契約書を締結・送信するだけでなく、契約書の管理業務を効率化させられるでしょう。

NINJA SIGN

NINJA SIGNは、自社作成のひな形に加え、弁護士監修のテンプレートが使える便利な電子契約サービスです。

料金プランは無料プランと3つの有料プランの4つあり、必要に応じて機能がパッケージ化されているので、選択しやすいのが特徴です。電子契約サービスの中では後発組ですが、Google Drive、Google Docs、AWSの活用など、他にはない仕組みが使われています。

機能が充実しているので、他と比較しても費用対効果は高いと思われます。

まとめ

いかがでしたか？今回ご紹介した電子契約サービスを導入すれば、大幅にコストをカットできたり、手間を省く事ができたりするでしょう。

電子契約サービスを活用したいと考えている方は、是非参考にしてみて下さい。