「GMO電子印鑑Agree」のメリットとデメリット
テレワークやリモートワークが注目され、オンライン面接やWeb商談が普及しつつある現在、契約書の取り交わしもWebで一元管理できるようになってきました。
ネットを介した電子契約には法的に担保された「電子印鑑」や「電子証明書」が必要です。これらを簡便に利用できるよう提供されるサービスが「電子印鑑サービス」で、実際に導入した会社では、「業務の効率化ができ、コストも削減できた」と好評です。
「電子印鑑」サービスのなかでも、インターネット大手のGMOグループが運営していることで信頼性の高さに定評がある「GMO電子印鑑Agree」について、詳しくご紹介します。
GMO電子印鑑Agreeとは？
従来の契約業務には紙と印鑑の他、収入印紙代や取引先への訪問、往復書簡の準備などのコストがかかっていました。電子契約ならこれらのコストが不要となり、書面の準備時間なども大幅に効率化することができます。
「GMO電子印鑑Agree」は、電子契約がクラウド上で完結するように必要なサービスを提供しています。
GMO電子印鑑Agreeの概要
「GMO電子印鑑Agree」は契約者にとってわかりやすく安心の「署名機能」、契約業務の担当者の負担を軽減する「送信機能」、権限を持ったユーザーがクラウド上の契約書をいつでも閲覧・検索できるなどの「管理機能」が一体化されています。
豊富なオプションで連携サービスやセキュリティを強化できるので、事業規模や業種、よく使う電子契約の種別など自社の条件に合わせたカスタマイズができます。
GMO電子印鑑Agreeの料金
「GMO電子印鑑Agree」には3タイプの料金体系があります。
1つめは、月10契約まで無料の「お試しフリープラン」、2つめはユーザー数・契約数ともに無制限の「スタンダードプラン」でこちらは月額10,000円です。3つめの「ビジネスプラン」は月額20,000円で、電子印鑑に実印と同様の効力を持たせる電子証明書の発行が可能です。
「お試しフリープラン」と「スタンダードプラン」は電子サインのみの利用となりますが、「GMO電子印鑑Agree」では電子サインにも本人確認と改ざん防止措置がとられているので、一定の法的効力が担保されています。
GMO電子印鑑Agreeの提供会社
「GMO電子印鑑Agree」は、国内インターネット最大手に名を連ねるGMOのグループ会社「GMOクラウド」が運営しています。
GMOクラウドは1993年の創業以来、クラウド・ホスティングサービスと情報セキュリティに特化した事業で、国内11万社を越える企業へITサービスを提供してきました。電子契約サービスにおいても、安定した運営が期待できる会社だといえます。
GMO電子印鑑Agreeの特徴やメリット
電子契約サービスを利用すれば、事務作業の効率化やコストの削減が図れます。「GMO電子印鑑Agree」には具体的にどのようなサービスがあるのでしょうか。契約業務の担当者が特に気になるサービスの特徴とメリットを解説します。
管理機能が充実
紙ベースでの契約締結後は、内容を項目ごとにリスト化してバインダーに納め、ひとたび確認事項が発生すれば、どこにしまってあるのかという問い合わせにも即答しなくてはなりませんでした。電子契約では契約書面がクラウド上に格納されているので、閲覧権限の付与された人ならいつでも内容を確認することができます。
書面を探すときには、契約書名が正確にわからなくても、顧客名や締結日、有効期限や契約金額の範囲指定などでの検索が可能です。
フォルダごとに整理して操作記録も確認できるので、契約更新などの際にも誰がどう携わったかがすぐにわかります。
オプションで業務システムとの連携が可能
オプション機能の「Agree API」を利用すれば、すでに自社で利用している営業支援ツールや顧客の情報一元化ツールとの連携も可能です。
特に、15万社の導入実績がある営業支援ツールの「セールスフォース」とあらゆる業種・部署に使いやすい100以上のサンプルアプリを提供しているアプリ作成サービス「kintone」との連携が容易で、使い慣れたシステムから直接顧客へ署名依頼のメールを送信することができます。
2つの署名タイプを選べる
「GMO電子印鑑Agree」では、「電子サイン」と「電子署名」の2つの署名タイプを使用できます。
「電子サイン」はメールでの認証のみで本人確認をするので、相手側に電子契約の知識がなくても、比較的スムーズに依頼と署名ができるシステムとして普及しています。
一方の「電子署名」はいわゆる電子印鑑のことで、第三者機関の電子認証局が発行する電子証明書によって偽造・改ざんがなされないよう暗号化されたデータを使用します。電子証明書は従来の「印鑑証明」に相当し、法的拘束力が実印・社印と同様に担保されているので、社にとって重要かつ高額な契約場面などで必要となるでしょう。
「GMOグローバルサイン」と直接連携
重要な電子契約に必要な電子証明書を得る際には、信頼性の高い認証局を選択することが大切です。海外では電子認証局がハッキングされ、偽造証明書が発行されたという事件も報告されています。
現在、電子認証局は国内に複数ありますが、「GMO電子印鑑Agree」はGMOグループの「GMOグローバルサイン」と直接連携しています。「GMOグローバルサイン」は国内シェア第1位を誇り、公共機関や大手企業での実績も多数ある電子認証局です。
万全の運用体制
「GMO電子印鑑Agree」は20年以上に渡って蓄積されたGMOクラウドの技術とノウハウを活かして運営されています。契約書面や通信の暗号化、保管されたデータを不正な攻撃から守るシステムなどには十分な実績があり、国内外でも高い評価を得ています。
月10文書までなら無料でも利用できる
電子契約を初めて利用する人、どんなものなのか試してみたいという人には「お試しフリープラン」がおすすめです。月に10文書までなら月額費用が無料で利用でき、有料プランや他社サービスでは有料となることも多い「送信料」も無料なので、完全に料金をかけずに電子契約を体験できます。
GMO電子印鑑Agreeのデメリットや注意点
簡単に電子契約を始めることができて、安心の運営体制を誇る「GMO電子印鑑Agree」ですが、利用することでのデメリットや注意点などはないのでしょうか。実際に利用されている方の声を中心に、利用前に知っておきたいポイントを解説します。
サポートは平日10時～18時まで
「GMO電子印鑑Agree」のサポート体制は、基本的にネット上のヘルプセンターに掲載されている情報から、自分で不具合や不明点を検索して対応するスタイルです。それでも解決しない場合には「お問い合わせフォーム」または代表電話番号からの問い合わせとなります。
受付は平日10時～18時までで、年末年始やゴールデンウィークの休業期間中も休止されます。休業期間中はフォームからの問い合わせも、営業再開日から順次対応されるので、スピーディに解決したいときには少し困ることがあるかもしれません。
API連携に不満の声も
オプションでAPI連携が可能ですが、さまざまなITツールが流通している現在、全てのツールと簡単に連携できるというわけにはいかないようです。
社内ですでに使用しているツールが「セールスフォース」または「kintone」ではない場合、連携可能かどうか、またその手順については問い合わせて確かめておいたほうが良いでしょう。
コスパは良いが料金面に不満の声も
万全のセキュリティ対策や世界品質のクラウド運営により、コストパフォーマンスの良いサービスですが、もっとミニマムなサービスで良いと考える人には少々高いと感じられるようです。
一部の操作性に関する不満の声も
実際にサービスを使用している人は操作に不満を感じることもあるようです。「押印のマニュアルがわかりにくい」「印影の位置調整がしにくい」「相手方のメールアドレスを手入力しなければいけない場面がある」などの声がありました。
ただし、総合的な評価は高い
「GMO電子印鑑Agree」に寄せられた不満の声は、質の高いサービスのなかで「強いて言えばここがちょっと」という部分です。
「GMO電子印鑑Agree」は最短数分で電子契約が完結できるという手軽さと、GMOのグループ会社が運営しているという安心感から、「非常に満足」「おおむね満足」という人の割合が高い電子契約サービスです。
GMO電子印鑑Agreeの他におすすめする電子契約サービス3選
「GMO電子印鑑Agree」以外にも、国内では多くの電子契約サービスが提供されていますが、なかでもおすすめの3社について簡単にご紹介します。電子契約サービスに興味のある人はぜひ「GMO電子印鑑Agree」と一緒に比較検討してみてください。
クラウドサイン
クラウドサインは国内45％の弁護士が登録している「弁護士ドットコム」によって運営されています。プランはStandard（月額10,000円～）、Standard plus（月額20,000円～）、Business（月額100,000円～）の3つの他、無料のお試しプランもあります。お試しプランは月5件まで利用できますが、タイムスタンプは付与されないので、改ざんへの抑止力は若干弱くなります。
NINJA SIGN
NINJASIGNにはFree・Light・Pro・Enterpriseの4つのプランがあり、契約書の送信数はFreeプランで月5件まで、Lightプランでは無制限で可能です。また、Proプランでは2020年5月から、送信1件ごとに基本料から100円減額するという独自の「逆・従量課金モデル」を採用しています。
契約書の送信ごとに100～200円加算されるサービスが多いなか驚きの料金プランといえ、電子契約へのハードルがますます下がることでしょう。
クラウドスタンプ
クラウドスタンプはバランスの良いサービスと低価格が魅力の電子契約サービスです。ライトプランとベーシックプランがあり、ベーシックプランなら電話でのサポートも受けられます。
公式サイトには、従来の契約方法とクラウドサインを利用した場合のコストを比較できるシミュレーターが掲載されているので、導入を検討しやすいですね。
まとめ
リモートワークの増加、ペーパーレスの推進など、電子契約の時代が着実にきています。電子契約に興味はあるけれど「電子サインって何？」「実際どういう作業になるの？」と不安を感じている人は、ぜひ「GMO電子印鑑Agree」のお試しフリープランで電子契約を体験してみてください。電子契約なら、契約にまつわる業務がこれほど簡略化されるのかと驚かれることでしょう。
電子契約は、コスト削減・業務効率化が確実に図れる手段なのです。
