営業におすすめの、オンラインタスク管理ツール3選
毎日さまざまな業務をこなしていく中で「タスク管理」は欠かせませんよね。それは多岐にわたる仕事をこなす営業担当者にとっても非常に重要です。プロジェクトの遂行や売り上げ目標を達成させるために、個人のタスクからプロジェクト全体のタスクまできちんと管理できるかどうかはその評価や成績に大きくかかわります。
今回はオンラインツールを活用したタスク管理のメリットと、実用的な管理ツールをいくつかご紹介します。無料で気軽に利用できるものもあるので、導入をお考えの方はぜひ参考にしてみてください 。
オフラインではなく、オンラインでタスク管理するメリット
営業担当者は、毎日のように顧客対応に追われたり、ルーチンタスクの他に急な仕事が入ってきたりと、そのすべてを管理することは難しいと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
また、タスク管理はしているけれど、ポストイットまたは手帳への書き込みといったオフラインで行っているという方もいらっしゃるかもしれません。しかしオフラインだと急なタスクの追加や順番を変えるのが難しく、無くしてしまう可能性もあります。そんなとき、デジタルツールを使えば、順番の変更や紛失のリスクがなくなるのはもちろん、他にもさまざまなメリットが期待できます。
タスク管理をすると、タスクの抜けや漏れがなくなる、自分の抱えているタスクを可視化できる、仕事に優先順位をつけられるなどといったメリットがあげられます。これをオンラインツールで行うと、パソコンだけでなく携帯やスマートフォンといったマルチデバイスから、移動中や外出先でも同一のタスクを確認できます 。
さらにオンライタスク管理ツールの導入は、個人だけでなく組織全体にも効果があります。オンライン上だとタスクの共有がしやすいので、マネージャーや同僚が他のメンバーのタスクを把握でき、同じ業務を重ねてしてしまったり、トラブルに気づかなかったりといったことも防げますし、業務が滞ってしまっている担当者のフォローも可能になります。また過去のタスクを貯蓄することで、似たようなことがあったときにも役立ちます 。
このようにタスク管理は個人だけでなく、組織としても取り組むメリットが多くあるのです。上記のようにオフラインではなくオンラインツールの導入でより楽になりますよ 。
タスク管理ツールを選ぶポイント
タスク管理ツールを導入しても、果たしてメンバーが定着して使っていけるのだろうかと思うこともあるかもしれません。そこでツール導入の際には、自社の業務にあっているか、携帯やスマートフォンなどからも利用できるか、簡単に使えるかというポイントに注目してみてください。
自分の業務にあっているかどうか
自社の業務には、どの機能が優れていたら使いやすいのかを考えることが重要です。たとえば、複数のエンジニアが関わってシステム開発をする場合、チームのソースコードを管理してファイルの変更履歴を確認できれば、いつ誰がどんな変更をしたのかがわかるようになり、トラブルを未然に防ぐことができますよね。
Backlogという管理ツールでは、グラフやチャート機能で進捗状況を可視化し、分析することができます。また各担当者、各部門の作業内容や完了日を管理し、情報共有をすることで、伝え漏れや確認漏れを防ぎ、社内全体でプロジェクトを効率的に進めていくことが可能になります 。
Jira Softwareもソフトウェア開発のタスク管理に適したツールです。ユーザーストーリーや課題を作成し、それをもとにして開発チーム全体にタスクを割り振ります。タスクは優先度・ラベル・担当者などラベル別に管理することができるので、納期の優先順位がつけられます。さらにレポート機能を使えば、課題や状況をそれぞれの視点から分析でき、予測や課題解決にも役立ちます 。
携帯でも使えるかどうか
デスクのパソコンからタスクを管理するのも良いですが、営業職の場合、クライアントへの訪問や出張など外に出る時間が多いですよね。そのため、携帯やスマートフォンと連動している管理ツールを選ぶと、出先でもタスクの確認ができるので非常に便利です。
使い方が分かりやすいかどうか
デザイン性や単純な操作に優れているツールなら、初めて使うときでも苦手意識なく使えるかもしれません。
アイコンの色分けができたり、各チーム別・プロジェクト別にボードの作成ができたりするものだと、個人・全体のタスクが把握しやすく、タスクがごちゃごちゃになって管理が大変といったこともなくなります。
反対にシンプルなデザインのものや、基本操作がドラックとドロップのみといった簡単なものもあります。管理ツールのオフィシャルサイトを見てデザインを確認したり、無料期間を利用したりして合うものを見つけてくださいね。
無料から試せるタスク管理アプリ3選
管理ツールを利用したいけれど、あまりコストはかけたくないという方におすすめの無料で使えるツールをご紹介します。
Trello
Trelloはタスク管理ツールの中で最も利用者数が多く、なんと全世界で2,000万人以上。デザインがシンプルで使いやすく、多様な機能を無料で利用できるのが人気の理由です。
各タスクがカード式で管理でき、「作業中」、「完了」などのリストごとにタスクカードを動かすことで進捗状況を把握できます。さらに26個のショートカットキーがあり、覚えて使いこなせるようになれば業務効率もあがるでしょう。Chrome拡張機能や外部サービスとも連携させて使うことができます 。
基本的には無料ですが、有料プランにアップグレードすると、大きいサイズのファイルが添付可能になったり、セキュリティが強化されたりします。無料版を使ってみてから有料版に移行するのがおすすめです。料金は、Business Classで月額9.99ドル/ユーザー、Enterpriseで月額20.83ドル/ユーザーとなっています。
Jooto
Jootoは、タスクをカードで管理するカンバン方式のタスク管理です。基本操作はドラックとドロップのみと非常に簡単。進捗状況がすぐに見えるガントチャート機能も搭載されており、プロジェクトの進行管理も簡単です。
プロジェクトを横断して自分の担当するタスクのみを管理することができたり、他の担当者のタスクをフォローできたりとプロジェクト全体を見ながら作業することができます。他にも細かくユーザー権限設定ができたり、外部サービスとの連携も可能となっています。
無料で利用できるフリープランと各ユーザー月額500円で利用できるスタンダードプランがあります。
Asana
Asanaは、管理のレイアウトをリスト形式とカード形式の2パターンから選べ、自社の働き方に合った形式を選択できます。Googleカレンダーとも連携可能なカレンダー機能で、各タスクの進捗状況と納期を確認することができ、締め切りに間に合わなかったなどといったトラブルを防ぐことができます。こちらもChrome拡張機能がついています。
無料版では15人までタスクを共有することができます。それ以外には、各ユーザー月額9.99ドルのプレミアムコースと月額19.99ドルのビジネスコースがあります 。
まとめ
どの職種にもタスク管理は大切ですが、営業職の場合は特に目標を達成するためには、業務を見える化して整理したり、仕事の優先順位をつけたりすることが大切です。またそれは個人だけでなく組織全体に効率化やサポート体制の強化といったメリットを生みます。
この際にぜひ自社に合ったオンラインタスク管理ツールを見つけ、営業力の向上や受注アップにつなげていきましょう。
