ビジネスでも使える、おすすめの日程調整ツールを紹介

会議のための参加者のスケジュール調整や、顧客との打ち合わせの調整、一体この作業にどれだけの時間を使っていますか。

スケジュール調整を自動化するツールを導入すると、手間が10分の1になり、社員1人あたりで年間100〜200時間の無駄を削減できると言われています。

もう面倒なスケジュール管理に大切な業務時間を取られる必要はありません。

シンプルで使い勝手の良いものから、全て自動でスケジューリングしてくれるツールまでサービスは様々です。

自社の効率化による売上、利益のアップを検討してみませんか。

知っておきたい、スケジュール調整のコツ

社内の会議や、打ち合わせのスケジュール調整。

相手が1人であっても、幾つかの候補日程を提示し、何往復もやり取りをして日程が確定、その後は会議室等の場所の予約…と、時間と手間がかかるものです。

人数が多い場合はさらに手間がかかります。1つの会議のスケジュール調整のために何時間も時間を使う、面倒なスケジュール管理には「日程調整ツール」を導入しましょう。これまで調整に使っていた時間を、もっと重要な業務に使うことができます。

スケジュールの組み立てを自動化できるものです。操作も簡単でスピーディーなので、時間と手間を削減することができます。

無料で使えるスケジュール調整ツール3選

無料のスケジュール調整ツールは、さまざまな設定がシンプルな分、操作の手軽さが魅力です。操作も数分、数秒で完結させることもできます。

プライベートだけでなく、ビジネスの場の会議や歓迎会など、大人数が集まるときには、効率的にスケジュールを調整することができます。

使い勝手の良い、無料で使えるツールを3つご紹介します。

LINEスケジュール

スマホを使っている人であれば、ほとんどの人が利用している「LINE 」。このLINEのツールを使ってスケジュール調整ができます。

LINEのホーム画面の「サービス」から追加を選ぶと「便利ツール」の中にあるので、すぐに利用することができます。

日程調整の段階で送るメンバーを選べ「送信」を押せば完結するスピーディーさは、「LINE スケジュール」ならではの強みと言えます。また、回答が集まったら、そのまま内容を共有できるので便利です。

LINEは普段から連絡のやり取りの手段としてメインで使っている方も多いので、送信したことに気が付いてもらいやすいツールです。また相手がLINEを利用していない場合でも「URL」をメール等で送信すれば日程調整が利用できます。

調整さん

事前登録なしで簡単に作成できるのが「調整さん」です。

作成する段階での項目がシンプルにまとめられているので、手軽に作ることができます。出来上がったら「URL」をメール等で共有するシステムです。

登録せずに利用することも可能ですが、無料登録をすると、これまでのイベント一覧をチェックできたり、他の端末からでもイベント編集ができます。また、ブラウザのデータを消してもイベント編集ができるようになります。

シンプルな内容で手軽に使いやすいのが、調整さんの魅力です。「イベント名」と「候補日程」さえ入力すればURLが出来上がるので、誰にでも使いこなすことができます。

トントン

ツールで作業をする際に、少し手間がかかるなと感じる部分がとても丁寧にフォローされているのが「トントン」です。

こちらも他のものと同様に簡単で使いやすいツールです。事前登録なしで利用することが可能となっており、日程を作成すると「URL」が発行され、それをメール等で共有するシステムです。

他の日程調整ツールで「希望日」などを選ぶシステムとして、よく見かけるものといえば「参加」「不参加」「未定」といった項目が多いですが、トントンにはそれらに「希望」という選択肢があります。

「参加できる日は他にもあるけれど、この日が第一希望」という意思表明ができるようになっています。選択肢は主催者側が作成段階で設定できるので、必要ないものは非表示にすることも可能です。

また、意外と手間がかかる「開催時刻の手入力」は、ドラッグかクリックだけで、希望の時間を選択することができます。より、手間なく使える機能が満載です。

有料だけどおすすめの調整ツール3選

有料のツールは、日程調整から相手の日程確定だけでなく、連携しているカレンダーに自動でスケジュールを入れてくれるシステムになります。

同席者や、会議室の仮予約までできる上に、相手の来社時にはビジネスチャットで知らせてくれる機能までついています。

これからご紹介する有料の調整ツールは、基本的な調整システムの他にも独自の便利なシステムがあるので、独自のサービスにご注目ください。

料金プランもツールによって様々ですので、自社にぴったりのプランが見つけられます。

調整アポ

日程の仮押さえ、削除、会議室予約を自動で行うことができるツールです。Googleカレンダー、Outlookと連携しており、日時決定と同時に予定が自動で行われるようになっています。

同席者の予定確認、会議室の選択、候補日設定をしたら、URLを相手に送信するだけです。相手は日時を確定し、社名と氏名を入力すれば「受付コード」が発行される仕組みです。

当日はiPad受付で６ケタのコードを入力すれば、ビジネスチャット等で来社通知が確認できます。専用のスマホアプリもあるので、外出時に活躍します。

通常の来客以外にも、面接や役員の日程調整でも活用が期待できます。

スタンダードプランをユーザー10名以下で利用する場合は無料ですが、それ以上の場合は50名までは、5,000円/月。さらに充実したサービスのプランもあります。

日程の調整段階から来社までの流れがスムーズに作られており、IT、Web系の企業を中心に導入されているツールです。

biskett

こちらも候補日程を相手側にURLで送り、相手が日程を確定したら自動的に予定が入り、会議室も同時におさえることができるシステムです。Googleカレンダー、ビジネスチャットツール「slack」と提携しているので、日程が確定した場合や、当日のリマインドなどを送ることができます。

自分のワークスタイルに合わせた条件設定が可能で、さらに使うやすくカスタマイズすることもできます。

プランはユーザー1名からの「personal」で、750円/月です。その他にも「basic」プランはユーザー３名までで1,800円/月など、細かい人数設定のプランもあるのが特徴です。

また、契約期間の縛りがありません。1ヶ月単位で使うことができるので、「とりあえず」でも安心です。さらに14日間は無料でお試しができます。

プラン設定から見て、個人事業者や少人数の会社は利用しやすいツールです。

eeasy

Googleカレンダー、Outlookと連携しています。他の有料ツールと同様に、候補日程を相手に送り、相手が確定した日程が自動的にカレンダーに入るシステムです。

「打ち合わせ受付専用のWebページ」を作成することができます。調整も専用のURLを相手側に送るだけです。相手側はeeasyユーザーである必要はなく、そのまま利用できます。PCでもスマホでも使うことができます。

また、URLを送信するだけで、場所の調整まで完結できます。住所も設定できるため、スマホが場所と経路を案内してくれます。

1ヶ月の日程調整の回数が6回未満の場合なら、料金は無料です。6回以上であれば、定額で850円/月です。グループのプランはオプションとなり、9,800円/月の「ライト」プランからとなります。1ヶ月は無料でお試しができます。

いつでも相手側からの予約を受け付けられるページのシステムが特徴的です。

まとめ

無料のツールにはシンプルな使いやすさがあり、有料のツールには、アポの確定からスケジュール管理までを一括で任せることができる便利さがあります。

いずれの場合も、自分のワークスタイルにあったもの、もしくは自社の規模にあったものを選びましょう。特にアポの多い企業は、ツールを導入すると大幅に無駄の削減が期待できます。

日程調整の手間がなくなると、本来の業務にさらに時間をかけることができるようになるでしょう。時間の効率化は企業の収益アップに直接繋がって行くものなのです。